⁴ 每逢有傳道員搬來，祕書就要知會傳道員以往所屬會眾的長老，請他們把傳道員的介紹信和傳道員記錄卡寄給會眾。如果有傳道員搬出會眾，他就要寫一封介紹信，連同傳道員的記錄卡寄給他的新會眾。——《職務》104-105頁。

² 每逢社方或其他人致信會眾，這些信件都是由祕書處理；他讀過信件之後，若有必要，便加以回覆。他要把收到的信件給各長老傳閱，然後才存入檔案，供日後查閱。