Koordinationsudvalget og Udgiverudvalget under Det Styrende Råd bad Den Globale Indkøbsafdeling om at samarbejde med repræsentanter fra afdelingskontorerne i Ukraine og Polen om at dække behovet og lægge en handlingsplan. Brødre fra indkøbsafdelingerne, forsendelsesafdelingerne og de juridiske afdelinger samt en bror fra Afdelingskontorets udvalg i Ukraine og brødre fra Den Globale Indkøbsafdeling havde daglige møder for at koordinere indsatsen.

Den 13. marts lavede to brødre fra Polen en test hvor de kørte en leverance fra Afdelingskontoret i Polen til et lager i nærheden af Lviv i Ukraine. I dagene op til hjalp betelitter i Polen og Ukraine de to frivillige med at forberede turen. Afdelingskontoret sørgede for de nødvendige papirer så de kunne krydse grænsen med nødhjælpsforsyningerne, sikrede sig at brødrenes biler var tydeligt markeret som nødhjælpstransporter, og samarbejdede med de lokale brødre i Ukraine om at finde den hurtigste rute gennem landet. Den omfattende forberedelse gjorde at forsyningerne med Jehovas hjælp nåede frem til nødhjælpskomitéerne mindre end et døgn efter at de var ankommet til Lviv, og brødrene kunne vende sikkert tilbage til Polen.