A papír nélküli iroda csalóka álma

Ennek a cikknek a végső vázlata 11 oldalnyi papírra lett kinyomtatva.a A szerkesztés alatt az anyagot még mintegy 20-szor nyomtatták ki. Végül úgy 80 fordítói csapatnak küldték el világszerte, és ezután minden egyes csapat körülbelül hat piszkozatot nyomtatott ki. Mindent egybevetve, ennél a cikknél több mint 5000 papírlapot kellett felhasználni, mielőtt a nyomdába került volna!

EZEK a tények drámai módon ellentétben vannak azzal, amit némelyek a számítógépkorszak hajnalán jósoltak — nevezetesen azzal, hogy közvetlenül előttünk áll a „papír nélküli iroda” megvalósulása. Alvin Toffler futurológus a The Third Wave című könyvében még azt is kijelentette, hogy „az elektronikus szövegszerkesztők kezdetleges használatára vallott, mikor kinyomtattunk valamit papírra, és ez az eljárás meggyalázta ezeknek a gépeknek a rendeltetését”. Érdekes, hogy amikor 1981-ben az IBM bemutatta az első személyi számítógépét, amellett döntött, hogy nem fog nyomtatót gyártani mellé. Egyesek azt állítják, hogy a cég úgy gondolta, a felhasználók örülnek majd, ha az információt a számítógép monitorján olvashatják. Voltak tehát olyanok, akik lelki szemeikkel „a papír nélküli paradicsomot” látták — azt, hogy a papír hamarosan csak múzeumi kiállítási tárgy és poros irattárak kelléke lesz.

Papír nélküli remények kontra valóság

A valóságban azonban pontosan az a berendezés, amelytől azt várták, hogy megvalósítja a papír nélküli irodát, csak még nagyobb papírhalommal temet be minket. Valójában egyesek úgy becsülik, hogy a papír általános felhasználása az utóbbi években növekedett. Scott McCready, a Nemzetközi Adatfeldolgozó Társaság egyik elemzője ezt mondja: „Irodáink automatizálásával fejlődött az a képességünk, hogy évről évre több mint 25 százalékkal több papírt gyártsunk.” A személyi számítógépek, nyomtatók, faxok, elektronikus levelek, fénymásolók és az internet drámaian megnövelte azon információ mennyiségét, amellyel sok ember naponta foglalkozik, és amelyet kinyomtat. A CAP Ventures, Inc. szerint 1998-ban világszerte 218 millió nyomtató, 69 millió fax, 22 millió multifunkciós gép (nyomtató, szkenner és fénymásoló egyben), 16 millió szkenner és 12 millió fénymásoló működött.

Toffler az 1990-ben kiadott Powershift című könyvében azt a becslését közölte, hogy az Egyesült Államok egyetlen év alatt 1,3 billió dokumentumot hozott létre — ez a mennyiség elég volna arra, hogy a Grand Canyont 107-szer kitapétázzák! A beszámolók szerint ez a mennyiség egyre csak nő. Egy forrásmű azt írja, hogy 1995-re az Egyesült Államok közel 600 millió dokumentumot hozott létre naponta — ez arra lett volna elegendő, hogy egy 270 kilométer hosszú irattartó fiókot megtöltsünk vele. A 2000. év közeledtével nem sok jel utal arra, hogy ez az áradat csökkenne; a legtöbb információt még mindig papíron fogják közzé tenni.

Amiért a papír maradandó

Miért tévedtek azok a jóslatok, amelyek szerint az elektronika felváltja a papírt? A Nemzetközi Papírfeldolgozó Társaság megpróbálja kitalálni erre a választ, mikor ezt mondja: „Az emberek nem akarnak csak úgy egy gombnyomásra hozzájutni az információhoz. Azt szeretik, ha a kezükben tarthatják. Azt akarják, hogy meg tudják érinteni, össze tudják hajtani, és szamárfület tudjanak csinálni rá; faxolni, másolni, és hivatkozni akarnak rá; firkálni akarnak a margóra, vagy büszkén ki akarják tenni a hűtőszekrényük ajtajára. Sőt gyorsan, hibátlanul és élénk színekben ki akarják nyomtatni.”

El kell ismernünk, hogy a papírnak határozott előnyei vannak. Hordozható, olcsó, tartós, könnyű archiválni és újra feldolgozható. Ezenkívül áttekinteni is nagyon könnyű — láthatod, melyik oldalon jársz, és hány oldal van még hátra. „Az emberek nagyon szeretik a papírt. Érezni akarják a kezükben” — mondja Dan Cox, egy olyan vállalat képviselője, amely irodaszereket értékesít. „Láttuk, amint az emberek megpróbálták megvalósítani a papír nélküli irodát — mondja Jerry Mallory, az Arizonai Archív és Levéltári Anyagok Könyvtárának elemzője. — De mindabban a több ezer számítógépben, amellyel eddig találkoztunk, van valami közös: mindegyik rá van kötve legalább egy nyomtatóra.”

Majd azt se felejtsük el, hogy régi szokás nehezen hal ki. A mai üzleti világban dolgozó emberek nyomtatott oldalak segítségével tanultak meg olvasni. Egy dokumentumot vagy elektronikus levelet az egéren található gomb egyetlen lenyomásával ki lehet nyomtatni, majd az olvasó kényelmétől függően bárhol el lehet olvasni. A nyomtatott anyagot sok olyan helyre el lehet vinni, ahol a legtöbb számítógépet nem lehet kényelmesen használni — akár az ágyba, a fürdőkádba vagy még a tengerparti pokrócra is ki lehet vinni!

Másik tényező: A számítógépek megkönnyítették az embereknek azt, hogy olyanfajta dokumentumokat készítsenek, amelyeket nemrégen még csak nyomdász szakemberek tudtak megvalósítani. Kis erőfeszítéssel bármit el lehet készíteni: többszínnyomatú másolatokat, vázlatokat, jelentéseket, illusztrált bemutatókat, táblázatokat, grafikonokat, névjegykártyákat és képeslapokat. Az ilyen lehetőségek kísérletezgetésre ösztönzőek. Így hát miután a számítógép használója kinyomtatja a dokumentumot, talán kísértést érez arra, hogy megváltoztassa a betűtípust, a szerkesztést, és újra kinyomtassa az anyagot. Ezt további változtatások követhetik, és jól sejted, még több nyomtatás készül!

Az internetb szintén hozzájárult ehhez a tendenciához, mivel ez a rendszer lehetővé teszi az embereknek, hogy gyakorlatilag korlátlan mennyiségű adathoz férjenek hozzá. Ez elkerülhetetlenül hatalmas mennyiségű papír felhasználáshoz vezet, hiszen akik az internetet használják, gyakran papírra nyomtatják kutatásuk eredményét.

Azt a tényt sem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a számítógépes szoftverek és berendezések jelenleg tapasztalható özöne egyre több segédanyag megjelentetését teszi szükségessé. A számítógépek széles körű használata a kézikönyvek és számítógépes folyóiratok áradatát eredményezte.

Azt is el kell ismerni, hogy meglehetnek annak is a hátrányai, ha a monitoron olvasunk — különösen, ha régebbi monitorról van szó. Néhány felhasználó még mindig arra panaszkodik, hogy megerőlteti a szemét. Becslések szerint a régebbi képernyők felbontásának tízszer jobbnak kellene lennie, hogy kiváló képminőséget kapjunk.

Továbbá egyeseknek egy papírlap sokkal meghatározóbbnak és fontosabbnak tűnhet, jóval sürgetőbb és sokkal nagyobb hatással lehet rájuk, mint a képernyőn látható anyag. A nyomtatott dokumentum úgy tűnik, igazolja egy személy munkáját és erőfeszítését, mivel kézzelfogható formába van öntve. Ha egy fizikailag is érzékelhető dokumentumot a felettesünk vagy egy ügyfél kezébe adunk, akkor az illető nagyobb figyelmet fog szentelni a nyomtatott anyagnak, és jobban fog rá reagálni, mint egy elektronikus üzenetre.

Végül sokan attól tartanak, hogy elveszítenek adatokat. És az efféle aggodalmak gyakran jogosak. Annak ellenére, hogy most már mindenféle bonyolult biztonsági rendszer létezik, a többórai értékes munka ki van szolgáltatva annak, hogy elvész, ha áramszünet van, ha megrongálódik a lemez, vagy ha rossz billentyűt nyomunk le. Ezért a legtöbben a papírt biztonságosabbnak találják. Érdekes módon néhány szakértő azt állítja, hogy az elektronikus feljegyzések a savmentes papír 200-300 éves élettartamának csupán egy töredékéig olvashatók. Az igaz, hogy az elektronikus információ nagyon lassan romlik. De a technika gyorsan fejlődik. És amikor az elavult hardvereket és szoftvereket kiselejtezik, talán egyre nehezebbé válik elolvasni a régebbi számítógépes feljegyzéseket.

Majd elválik, hogy megvalósul-e a papír nélküli iroda álma. Addig is, nem vitás, hogy a papír halálával kapcsolatos mondás éppen annyira túlzónak hathat, mint egykor a Mark Twain haláláról szóló híresztelés.

Ki fogjuk vágni az összes fát?

Hány papírlapot lehet készíteni egyetlen fából? Bár számos tényezőt kell figyelembe venni, például a fa méretét és fajtáját, valamint a papír fajtáját és súlyát, becslések szerint egy piacérett papírfából körülbelül 12 000 szabványos, írásra vagy nyomtatásra alkalmas papírlapot lehet készíteni. Mégis a jelenleg felhasznált hatalmas mennyiségű papír a terméketlen, letarolt erdők kísérteties képét idézi fel bennünk. Tényleg ökológiai válság felé haladunk?

A papírgyártók arra intenek bennünket, hogy ne essünk kétségbe emiatt. Gyorsan azt hozzák fel, hogy nagy mennyiségű papírt — némely országban a papír mennyiségnek mintegy 50 százalékát — faforgácsból, a fafeldolgozó ipar hulladékanyagából készítik, amelyet úgyis csak arra használnának, hogy terepet töltsenek fel vele. Ezenkívül ha a faforgács lebomlik, metán szabadul fel — ez üvegházhatású gáz, amely kapcsolatban van a globális felmelegedéssel. A papírgyárak tehát ezeket a forgácsokat jól hasznosítják. Azonban a környezetvédő és fogyasztói csoportok úgy reagálnak erre, hogy azzal vádolják a papíripart, hogy szennyezi a környezetet, valamint hogy nem jól használja fel az erdőket. Azt kifogásolják, hogy a papírgyárakban használt tüzelőanyagok üvegházhatású gázokat fejlesztenek! Arra is rámutatnak, hogy amikor a hulladékpapír elmállik a töltéseken, további üvegházhatású gázok keletkeznek.

De egy világszervezet (World Business Council for Sustainable Development) egyik tanulmánya erre a következtetésre jutott: nem lehetetlen úgy előállítani a szükséges mennyiségű papírt, hogy azzal ne merítsük ki a föld forrásait. Egyrészt a fákat újra lehet ültetni, a papír pedig újra feldolgozható. A tanulmány mégis kihangsúlyozta, hogy „további változtatásokat kell tenni az ipari eljárásmódokban a papírfeldolgozás folyamatának minden egyes lépésénél — az erdőgazdálkodásban, a cellulóz- és papírgyártásban, a papír felhasználásában, az újrahasznosításban, az energia visszanyerésében és a végső megsemmisítésben”. Abbeli erőfeszítésében, hogy környezeti szempontból jó, gazdasági szempontból pedig jól felhasználható cellulózt készítsen, a papíriparnak olyan alternatívák után is kell néznie, mint például a szalma, a gyorsan növő fák, a kukorica és a kender. Majd meglátjuk, hogy milyen mértékben fogják alkalmazni ezeket az intézkedéseket, és hogy mennyire fognak hatásosnak bizonyulni.

[Lábjegyzetek]

[Kiemelt rész a 27. oldalon]

Hogyan csökkentsük a papírhulladékot az irodában?

✔ Olyan ritkán nyomtass, amennyire csak lehet. A képernyőn nézd át a dokumentumokat, és ott módosíts rajtuk. A lehető legkevesebbre csökkentsd a másolatok és a papírra kinyomtatott tervek számát.

✔ Nagyobb dokumentumoknál kisebb méretű betűtípust használj, amely azért még olvasható.

✔ Ha a nyomtató próbaoldalt vagy szalagcímoldalt is készít a bekapcsoláskor, vagy amikor dokumentumot nyomtat, kapcsold ki ezt a funkciót.

✔ Hasznosítsd újra a hulladék papírt.

✔ Mielőtt újra feldolgoznák azt a papírt, amelynek csak az egyik oldalára nyomtattál, tedd ezt félre, hogy később tervek kinyomtatására vagy firkapapírnak használd.

✔ Amikor csak lehet, kétoldalas nyomtatásokat vagy másolatokat készíts.

✔ Amikor valamilyen dokumentumot egy irodában nem csak egy személy használ, próbáljátok körbeadni az anyagot, ahelyett hogy minden egyes személynek készítenétek egy példányt belőle.

✔ Ahhoz, hogy ne legyen szükség a másolatra, közvetlenül a te számítógépedről küldj faxot. Mikor másolatok felhasználásával kell faxot küldened, úgy takarékoskodj a papírral, hogy nem használsz fedőlapot.

✔ Kerüld az elektronikus levelek szükségtelen kinyomtatását.

[Kép a 24. oldalon]

Vannak, akik azt mondják, hogy pontosan az a berendezés, amelytől azt várták, hogy megvalósítja a papír nélküli irodát, csak még nagyobb papírhalommal temet be minket

[Kép a 26. oldalon]

Időnként a nyomtatott oldalakat könnyebb használni, mint a számítógép képernyőjét