JEŚLI w ramce obok zaznaczałeś na ogół odpowiedź drugą lub trzecią, przypuszczalnie brakuje ci czasu. Nie jesteś pod tym względem wyjątkiem. Prawie wszędzie ludzie mają na głowie mnóstwo mniej lub bardziej ważnych spraw, które muszą załatwiać. Często zajmują się tym, co jest potrzebą chwili — spełniają zachcianki szefa, naprawiają samochód czy próbują uporać się z innymi nieprzewidzianymi sytuacjami. Być może i ty masz uczucie, że straciłeś kontrolę nad swoim czasem — że pędzisz przez życie i nic z niego nie masz.

Oczywiście tłumaczysz sobie, że taki stan rzeczy jest tylko przejściowy. Zakładasz, że w końcu trochę zwolnisz i znajdziesz czas na to, co ma dla ciebie największe znaczenie — na sprawy, które wzbogacą życie twoje, twoich bliskich oraz innych osób. Ale kiedy to nastąpi? Dzisiaj? W tym tygodniu? W przyszłym miesiącu?

Realistycznie trzeba przyznać, że współczesny świat raczej nie zwolni tempa. Ale ty osobiście możesz podjąć działania, dzięki którym zyskasz więcej czasu. Jak to osiągnąć?

[Ramka na stronie 3]

Czy na sprawy, które są dla ciebie naprawdę ważne, znajdujesz czas...

◯ każdego dnia?

◯ w weekendy?

◯ sporadycznie?

Czy twój zwykły dzień polega na tym, że...

◯ zajmujesz się tym, co wcześniej zaplanowałeś?

◯ musisz robić to, czego oczekują inni, a co koliduje z twoimi własnymi planami?

◯ gorączkowo starasz się dostosować do zaistniałych okoliczności?

Czy w ciągu typowego dnia czujesz, że...

◯ panujesz nad sytuacją?

◯ zmagasz się z ciągłą presją z powodu nierozsądnych wymagań innych?

◯ miotasz się między zadaniami, nad którymi właściwie nie masz kontroli?

Czy kończysz dzień ze świadomością, że...

◯ pozałatwiałeś wszystkie ważne sprawy?

◯ z grubsza uporałeś się z tym, co konieczne?

◯ zabrakło ci czasu na rzeczy najistotniejsze?

Czy po całym dniu czujesz się...

◯ usatysfakcjonowany, zadowolony?

◯ wyeksploatowany, zmęczony i spięty?

◯ sfrustrowany?

„Na wszystko jest wyznaczony czas” (Kaznodziei 3:1).

CHCĄC wygospodarować czas na ważne sprawy, musisz przede wszystkim ustalić, co do nich zaliczyć. Jest to łatwiejsze, gdy ma się sprecyzowane wartości i cele oraz dostosowany do nich sposób działania.

Zacznij od przemyślenia wartości. Wypisz wszystkie, jakie ci tylko przychodzą do głowy. Może to być rodzina, przyjaźń, praca, wykształcenie, sukces, uroda, pieniądze, szczęście, małżeństwo, pomaganie innym, zdrowie i wiara. Teraz zadaj sobie pytanie: „Która z tych rzeczy ma dla mnie największe znaczenie?”.

Następnie przeanalizuj wszystkie cele, które chciałbyś osiągnąć w swoim życiu. Jaka jest różnica między wartościami a celami? Mówiąc w uproszczeniu, wartości są czymś trwałym, natomiast cele mogą być przejściowe — gdy zostaną osiągnięte, wytyczamy sobie inne.

Jakie zatem cele mógłbyś sobie wytknąć? Czy chcesz spędzać więcej czasu z rodziną? Znaleźć pracę, która bardziej odpowiadałaby twoim potrzebom? Nabrać większej biegłości w czymś, co jest twoją pasją? Poszerzyć swoje zainteresowania? Rozwinąć określoną cechę charakteru? Pojechać na urlop? Przeczytać jakąś książkę? A może nawet napisać książkę?

Teraz rozstrzygnij, które z tych celów uważasz za priorytetowe. Upewnij się, czy są zgodne z wartościami, które wyznajesz. Gdyby na przykład nadrzędną wartością była dla ciebie rodzina, a za cel postawiłbyś sobie zgromadzenie fortuny, najprawdopodobniej byłbyś skazany na wewnętrzne rozdarcie.

Mając już wybrane cele, zastanów się, jakich działań wymaga każdy z nich. Załóżmy, że postanawiasz schudnąć. W takim razie do działań, które pomogą ci to osiągnąć, zaliczysz zapewne aktywność fizyczną.

W czym może ci pomóc taka analiza?

Realizowanie celów, które współgrają z wyznawanymi wartościami, nada twemu życiu konkretny kierunek. Będziesz wtedy poświęcać więcej czasu na rzeczy dla ciebie najistotniejsze. Oczywiście nie znaczy to, że możesz lekceważyć potrzeby i pragnienia innych (Filipian 2:4). Niewątpliwie jednak łatwiej ci będzie zorientować się, z jakich zajęć należy zrezygnować.

Rzecz jasna trzeba się liczyć z komplikacjami. Niekiedy po prostu musisz zająć się sprawami, które są stosunkowo błahe. Mogą one wypełnić cały dzień, nie zostawiając miejsca na nic innego. Poza tym zdarzają się sytuacje nadzwyczajne. A nieraz wszystko staje na głowie z powodu zmian życiowych. Skorzystaj jednak z praktycznych rad, które pozwolą ci skoncentrować się na sprawach pierwszoplanowych, a zyskasz pełniejszą kontrolę nad czasem i własnym życiem.

[Ramka i ilustracja na stronie 6]

CZY ELEKTRONICZNE ORGANIZERY POMAGAJĄ ZAOSZCZĘDZIĆ CZAS?

Współczesne urządzenia często pomagają zaoszczędzić czas, ale niekiedy go kradną. Na przykład użytkownicy telefonów komórkowych lub palmtopów mają na wyciągnięcie ręki kalendarz, spis telefonów i adresów, listę spraw, edytor tekstu, notatnik, aparat fotograficzny, a nawet Internet. Takie urządzenia mogą ci pomóc gospodarować czasem — pod warunkiem że będziesz je stale nosił przy sobie i uaktualniał dane. Z drugiej strony możesz stracić sporo czasu, gdy będziesz w nieskończoność poznawał liczne funkcje elektronicznego gadżetu i testował nowe akcesoria oraz gdy pozwolisz, by stał się on ważniejszy od więzi międzyludzkich lub obowiązków.

Wskazówka: Zanim dokonasz zakupu, zbierz informacje. Jeżeli urządzenie jest dość awaryjne, musisz się liczyć z czasochłonnymi naprawami. Poza tym nawet najlepszy sprzęt na niewiele się przyda, jeśli użytkownik nie potrafi planować. A zatem posługując się elektronicznym organizerem, korzystaj z niego tak, by oszczędzać czas — a nie go marnować.

[Ilustracja na stronach 4, 5]

Jak wygospodarować czas na ważne sprawy?

„Postępujcie mądrze (...), wykupując sobie dogodny czas” (Kolosan 4:5).

KIEDY już wiesz, jaki kierunek działań chciałbyś obrać, pora przejść od teorii do praktyki. Pomocne mogą się okazać następujące rady:

1 SPORZĄDZAJ LISTĘ ZADAŃ NA KAŻDY DZIEŃ. Ponumeruj zadania według kolejności, w której zamierzasz się do nich zabrać. Zaznacz te, które będą wymagały więcej czasu. Odhaczaj sprawy załatwione, a to, czego nie udało się zrealizować, uwzględnij w planie na następny dzień.

2 SYNCHRONIZUJ KALENDARZE. Nie dopuść, by termin jakiegoś spotkania umknął ci tylko dlatego, że zapisałeś go w innym kalendarzu. Jeśli jeden terminarz masz w komputerze, a drugi w telefonie, dbaj o to, żeby zawierały to samo.

3 SPISZ PLAN DZIAŁANIA, który we właściwej kolejności będzie wyszczególniał wszystkie kroki potrzebne do zrealizowania jakiegoś przedsięwzięcia.

4 NAJWAŻNIEJSZE ZADANIA WYKONUJ W PIERWSZEJ KOLEJNOŚCI. Na sprawy mniej ważne poświęć pozostały czas.

5 WYTYCZAJ SOBIE REALISTYCZNE CELE. Podniesienie kwalifikacji wydaje się znacznie bardziej osiągalne niż uzyskanie stanowiska prezesa twojej firmy.

6 POGÓDŹ SIĘ Z TYM, ŻE NIE STARCZY CI CZASU NA WSZYSTKO. Dawaj pierwszeństwo czynnościom, które przynoszą największy pożytek. A co ze sprawami naglącymi lub nieodzownymi? Jeśli nie możesz ich wyeliminować lub komuś zlecić, zastanów się, czy nie mógłbyś poświęcać na nie mniej czasu. Niektóre drobnostki można odłożyć nawet na kilka miesięcy albo w ogóle z nich zrezygnować. Jak najwięcej czasu rezerwuj na to, co ma bezpośredni związek z twoimi celami.

7 KONTROLUJ ZUŻYCIE CZASU. Aby ustalić, jak wykorzystujesz czas, przez tydzień lub dwa prowadź zapiski. Czy nie jest tak, że sporo go tracisz na mało ważne zajęcia? Może twój plan dnia często cierpi z powodu jednej lub dwóch osób? Czy są jakieś pory albo dni, w których regularnie coś ci przeszkadza? Eliminuj wszystko, co niepostrzeżenie wkrada się w twoje życie i ograbia cię z czasu.

8 PLANUJ MNIEJ ZAJĘĆ. Jeśli na jeden dzień zaplanujesz zakupy, naprawę samochodu, spotkanie z przyjaciółmi, wyjście do kina i nadrobienie zaległości w czytaniu, to ciągły pośpiech pozbawi cię zadowolenia.

9 ELIMINUJ ZAKŁÓCENIA. Każdego dnia wyznacz sobie godziny, w których nic ci nie będzie przeszkadzać, chyba że okaże się to absolutnie konieczne. Jeśli to możliwe, wyłącz telefon. Zadbaj też, by koncentracji nie utrudniały ci wiadomości i przypomnienia pojawiające się w komputerze.

10 NAJTRUDNIEJSZĄ PRACĘ ZAPLANUJ NA TĘ PORĘ DNIA, W KTÓREJ JESTEŚ NAJBARDZIEJ WYDAJNY.

11 ZACZYNAJ OD NAJMNIEJ PRZYJEMNYCH ZADAŃ. Kiedy będziesz mieć je z głowy, z większym zapałem zabierzesz się do łatwiejszej pracy.

12 BĄDŹ PRZYGOTOWANY NA SPRAWY NIEPRZEWIDZIANE. Jeżeli oceniasz, że dotrzesz gdzieś w ciągu kwadransa, obiecaj tam być za 25 minut. Jeśli sądzisz, że jakieś spotkanie potrwa godzinę, zarezerwuj na nie 20 minut więcej. Zostaw też część dnia niezaplanowaną.

13 WYKORZYSTUJ CZAS MIĘDZY ZADANIAMI. Kiedy się golisz, słuchaj wiadomości albo jakichś nagrań. Na przystankach i w środkach komunikacji czytaj. Oczywiście możesz przeznaczyć te chwile na relaks. Ale nie bądź człowiekiem, który trwoni czas, a potem narzeka, że mu go brakuje.

14 STOSUJ ZASADĘ 80/20a. Czy na dziesięć spraw, które masz do załatwienia, tak naprawdę najważniejsze są dwie? Czy jakieś prace można by uznać za wykonane, gdybyś poświęcił uwagę paru ich podstawowym aspektom?

15 GDY CZUJESZ SIĘ PRZYTŁOCZONY PRACĄ, wypisz zadania na osobnych kartkach. Potem podziel je na dwie grupy: „Na dziś” i „Na jutro”. Następnego dnia zrób to samo.

16 CO PEWIEN CZAS RÓB SOBIE WOLNE, BY „NAŁADOWAĆ AKUMULATORY”. Mając wypoczęty umysł i ciało, będziesz wydajniejszy i być może zrobisz więcej, niż gdybyś zostawał po godzinach.

17 PRZELEWAJ MYŚLI NA PAPIER. Zdefiniuj problem, opisz, dlaczego cię niepokoi, a następnie zanotuj wszystkie możliwe rozwiązania.

18 WYSTRZEGAJ SIĘ PERFEKCJONIZMU. Powinieneś wiedzieć, kiedy coś zakończyć i przejść do następnego zadania.

19 DZIAŁAJ PROFESJONALNIE. Nie czekaj na odpowiedni nastrój czy natchnienie. Po prostu weź się do pracy.

20 BĄDŹ ELASTYCZNY. Podane rady to tylko sugestie, a nie żelazne reguły. Eksperymentuj, sprawdzaj ich skuteczność i dostosowuj je do swoich warunków i potrzeb.

[Przypis]

„Pozostały czas jest skrócony” (1 Koryntian 7:29).

„SAMO machanie rękami i chlapanie wodą jeszcze nie znaczy, że się pływa” — napisał Michael LeBoeuf w książce Working Smart (Pracuj z głową).

Innymi słowy, człowiek zapracowany niekoniecznie robi coś wartościowego. Sięgnij pamięcią do minionego tygodnia. Na co udało ci się znaleźć czas? A na co ci go nie starczyło? Czy nie odnosisz wrażenia, że powinieneś poświęcać więcej uwagi sprawom, które się dla ciebie liczą?