Marzenia o biurze bez papierów

Ostateczna wersja tego artykułu zajęła 11 stron.a W trakcie prac przygotowawczych materiał ten drukowano mniej więcej 20 razy. Potem trafił do około 80 grup tłumaczy na całym świecie, a każda z nich sporządziła jakieś 6 wersji roboczych. Zanim więc dotarł do drukarni, zużyto parę tysięcy kartek papieru!

POWYŻSZE fakty zdecydowanie przeczą temu, co niektórzy zapowiadali w zaraniu ery komputeryzacji — mianowicie że szybko powstanie „biuro bez papierów”. W książce The Third Wave (Trzecia fala) futurysty Alvina Tofflera można nawet przeczytać, iż ‛tworzenie jakichkolwiek kopii na papierze to prymitywny sposób korzystania ze sprzętu umożliwiającego elektroniczne przetwarzanie tekstu, sprzeczny z celem powstania tych urządzeń’. Co ciekawe, kiedy w roku 1981 firma IBM wprowadziła na rynek swój pierwszy komputer osobisty, była przeciwna drukarkom. Sądzono — jak twierdzą niektórzy — że użytkownikom komputerów będzie odpowiadać odczytywanie tekstu na ekranie. Tak czy inaczej, marzono o „raju bez papierów” — uważano, iż dokumenty na papierze wkrótce będzie można zobaczyć tylko w muzeach i zakurzonych archiwach.

Obietnice a rzeczywistość

Tymczasem urządzenia, które miały wyeliminować papier z biur, sprawiają, iż grzęźniemy coraz głębiej w jego stosach. Według niektórych ocen zużycie papieru w ostatnich latach jeszcze się zwiększyło. Scott McCready, analityk z Międzynarodowej Korporacji Danych, twierdzi: „Przez automatyzację naszych biur osiągnęliśmy tyle, że zdolność do zadrukowywania papieru rośnie o ponad 25 procent rocznie”. Komputery osobiste, drukarki, faksy, poczta elektroniczna, kopiarki i Internet ogromnie zwiększyły ilość informacji, które do nas docierają — i które przenosimy na papier. Zdaniem przedsiębiorstwa CAP Ventures w 1998 roku na świecie było w użyciu 218 milionów drukarek, 69 milionów faksów, 22 miliony urządzeń wielofunkcyjnych (drukarka, skaner i kopiarka), 16 milionów skanerów i 12 milionów kopiarek.

W książce Powershift (Zmiana władzy), wydanej w roku 1990, Alvin Toffler obliczył, że w ciągu jednego roku w USA powstało 1,3 biliona dokumentów — wystarczająco dużo, by 107 razy wytapetować Wielki Kanion! Według wszelkich doniesień liczba ta wciąż rośnie. Jak nadmieniono w pewnym źródle, w roku 1995 tworzono w USA blisko 600 milionów dokumentów dziennie — można by nimi napełniać szufladę długości 270 kilometrów. W przededniu roku 2000 brak dowodów, iż ta tendencja się zmienia — większość informacji na świecie wciąż jest przekazywana na papierze.

Dlaczego papier nie odchodzi w przeszłość

Dlaczego nie sprawdziły się przewidywania, że elektroniczny zapis danych zastąpi utrwalanie ich na papierze? Firma International Paper zaryzykowała twierdzenie, iż „ludzie nie chcą, żeby informacje były na wyciągnięcie ręki. Chcą je mieć w ręku. Chcą móc czegoś dotknąć, zagiąć róg, coś złożyć, przefaksować, skopiować, mieć do czego odesłać, kreślić na marginesach lub mieć co umieszczać z dumą na drzwiach lodówki. A przede wszystkim chcą drukować — szybko, bezbłędnie i w żywych kolorach”.

Trzeba przyznać, że papier ma niezaprzeczalne zalety. Jest łatwy do przenoszenia i przechowywania, tani, trwały i może być powtórnie wykorzystany jako surowiec. Ułatwia też orientację — widzisz, na której stronie jesteś i ile stron ci zostało. „Ludzie kochają papier. Lubią czuć, że mają go w rękach” — mówi Dan Cox, przedstawiciel przedsiębiorstwa sprzedającego artykuły biurowe. A Jerry Mallory, ekspert z Arizońskiego Departamentu Bibliotek, Archiwów i Akt Publicznych, nadmienia: „Spotkaliśmy już takich, którzy próbowali stworzyć biuro bez papierów, ale te tysiące komputerów, które widzimy, mają jedną wspólną cechę: są podłączone przynajmniej do jednej drukarki”.

Poza tym trudno zerwać ze starymi przyzwyczajeniami. Dzisiejsi ludzie interesu od dzieciństwa uczyli się czytać na papierze. Dokument lub e-mail można wydrukować przez jedno kliknięcie myszką, a potem przeczytać w dogodnej chwili, bez względu na to, gdzie się w tym czasie przebywa. Można go zabrać w różne miejsca, w których trudno byłoby użyć większości komputerów — od łóżka przez wannę po koc na plaży!

I jeszcze jedna sprawa: Dzięki komputerom łatwo jest tworzyć takie dokumenty, jakie jeszcze nie tak dawno mogli wykonać tylko zawodowi drukarze. Bez większego wysiłku można mieć wszystko — począwszy od kolorowych kopii, szkiców i protokołów, a skończywszy na ilustrowanych folderach, wykresach, wizytówkach i pocztówkach. Takie możliwości zachęcają do eksperymentowania. Kiedy więc użytkownik komputera wydrukuje dokument, może go wziąć pokusa zmienić czcionkę i wydrukować jeszcze raz. Gdyby potem wprowadził kolejne poprawki, oczywiście powstałyby kolejne wydruki!

Na wytworzenie się takiej sytuacji miał wpływ także Internet, umożliwił bowiem dostęp do niemal nieograniczonych zasobów informacji.b A to nieuchronnie prowadzi do ogromnego zużycia papieru, ponieważ znalezione wiadomości często się drukuje.

Nie można również przeoczyć faktu, że ze względu na obecny napływ programów i sprzętu komputerowego potrzeba coraz więcej podręczników. W wyniku rozwoju komputeryzacji zaczęto masowo wydawać poradniki i pisma o tematyce komputerowej.

Trzeba też przyznać, iż czytanie na ekranie — zwłaszcza starego typu — ma swoje ujemne strony. Wielu wciąż narzeka na zmęczenie oczu. Jak się ocenia, rozdzielczość starszych monitorów musiałaby się dziesięciokrotnie polepszyć, żeby obraz był naprawdę wysokiej jakości.

Ponadto dla niektórych kartka papieru przedstawia znacznie większą wartość od tekstu na ekranie — jest bardziej bezpośrednia i przekonująca. Wydrukowany dokument to namacalny dowód czyjejś pracy i wysiłku. Wręczony zwierzchnikowi lub klientowi, może nawet wzbudzić żywsze zainteresowanie od wiadomości elektronicznej.

I wreszcie sporo osób obawia się utraty danych. Taki niepokój często bywa uzasadniony. Pomimo skomplikowanych systemów zabezpieczeń cenny tekst, który wymagał wielu godzin pracy, wciąż może zniknąć w wyniku nagłego wzrostu napięcia, awarii dysku lub niefortunnego uderzenia w klawisz. Dlatego większość uważa, że papier jest pewniejszy. Rzecz ciekawa, specjaliści nieraz twierdzą, iż dane w postaci elektronicznej będą możliwe do odczytania tylko przez bardzo krótki okres w porównaniu z 200—300 latami, które może przetrwać papier wolny od kwasu. Wprawdzie jakość informacji elektronicznych maleje niezwykle powoli, ale gwałtownie rozwija się technika. A ponieważ przestarzałe sprzęty i programy się wyrzuca, coraz trudniej będzie odczytać starsze zapiski komputerowe.

Wciąż nie wiadomo, czy spełnią się marzenia o biurze bez papierów. Na razie widać wyraźnie, że — parafrazując wypowiedź Marka Twaina — pogłoski o śmierci papieru są mocno przesadzone.

Czy wytrzebimy wszystkie drzewa?

Ile papieru można wytworzyć z jednego drzewa? Chociaż zależy to od różnych czynników — takich jak wielkość i rodzaj drzewa oraz gatunek i ciężar papieru — ocenia się, że z jednego pnia przeznaczonego na papierówkę powstanie około 12 000 kartek formatu A4. Ale ogromne ilości zużywanego obecnie papieru stale budzą obawy, że lasy zamienią się w jałowe pustkowie. Czy naprawdę czeka nas kryzys ekologiczny?

Producenci papieru radzą nie wpadać w panikę. Chętnie przypominają, że robi się go w dużych ilościach — w pewnych krajach aż w 50 procentach — z wiórów, będących odpadami w przemyśle drzewnym, które w przeciwnym razie trafiłyby na składowiska ziemne. Mało tego, gdyby się potem rozkładały, wydzielałyby metan, gaz odgrywający rolę w ocieplaniu klimatu ziemskiego. A zatem w procesie wytwarzania papieru dobrze wykorzystuje się wióry. Grupy konsumentów i ekologów oskarżają jednak przemysł papierniczy o zanieczyszczanie środowiska i niewłaściwe gospodarowanie lasami. Argumentują, że również opał stosowany w produkcji papieru jest źródłem gazów cieplarnianych! Zwracają też uwagę, iż dodatkowo uwalniają się one, gdy zwałowane papierowe śmieci się rozkładają.

Niemniej jak wynika z badań przeprowadzonych przez światową radę przedsiębiorców działającą na rzecz rozwoju nie zagrażającego środowisku, produkcja potrzebnych ilości papieru jest możliwa bez wyczerpywania zasobów ziemi. Przede wszystkim można sadzić nowe drzewa, a papier może być surowcem wtórnym. Mimo to podkreślono, że „dalszych zmian wymaga każda dziedzina związana z papiernictwem: gospodarka leśna, wytwarzanie ścieru i papieru, korzystanie z papieru, recykling, odzyskiwanie energii i ostateczne niszczenie”. Przemysł papierniczy w poszukiwaniu ekologicznych i opłacalnych metod produkcji ścieru sięga po słomę pszeniczną, szybko rosnące drzewa, kukurydzę, konopie i inne surowce. Jak dalece znajdzie to zastosowanie w praktyce — i jakie przyniesie rezultaty — jeszcze się okaże.

[Przypisy]

[Ramka na stronie 27]

Jak zmniejszyć marnotrawstwo papieru w biurze

✔ Jak najmniej drukuj. Poprawiaj i zmieniaj dokumenty na ekranie. Ogranicz liczbę tego, co drukujesz na czysto i na brudno.

✔ Do wydrukowania dłuższych dokumentów używaj czytelnej, lecz mniejszej czcionki.

✔ Jeżeli twoja drukarka zawsze po włączeniu lub w trakcie drukowania dokumentu zaczyna od testu lub nagłówka, zlikwiduj tę funkcję.

✔ Zbieraj makulaturę.

✔ Przed oddaniem makulatury odłóż kartki zapisane tylko na jednej stronie — przydadzą się później do drukowania brudnopisów lub na małe karteczki do notatek.

✔ Kiedy to tylko możliwe, drukuj lub kopiuj na dwóch stronach.

✔ Jeżeli dokumenty mają trafić do różnych osób w biurze, puść je w obieg, zamiast robić dla każdego kopię.

✔ Żeby nie trzeba było drukować na papierze, wysyłaj faksy bezpośrednio z komputera. Jeżeli musisz posłużyć się kartką, dla oszczędności pomiń stronę tytułową.

✔ Unikaj niepotrzebnego drukowania e-mailów.

[Ilustracja na stronie 24]

Słyszy się, że urządzenia, które miały wyeliminować papier z biur, sprawiają, iż grzęźniemy coraz głębiej w jego stosach

[Ilustracja na stronie 26]

Czasem łatwiej jest skorzystać z wydruku, niż czytać na ekranie