Biroul fără hârtii — o utopie?

Ultima variantă a acestui articola a fost tipărită pe 11 pagini de document, adică pe foi obişnuite de hârtie. Pe parcursul procesului de editare, materialul a fost retipărit de aproximativ 20 de ori. În cele din urmă, acesta a fost trimis la circa 80 de echipe de traducere din întreaga lume, după care fiecare echipă a tipărit aproximativ şase variante preliminare de traducere. Aşadar, acest articol a consumat în total peste 5 000 de foi de hârtie înainte de a ajunge la maşinile de imprimat!

ACEASTĂ realitate se contrazice clar cu prezicerile pe care le făcuseră unii la începutul erei calculatoarelor, şi anume că apariţia „biroului fără hârtii“ era iminentă. În cartea sa The Third Wave (Cel de-al treilea val), Alvin Toffler, un adept al futurismului, a mers până acolo, încât a afirmat că „faptul de a face copii de hârtie la orice constituia o folosire primitivă a sistemelor electronice de procesare de texte şi contravenea însuşi scopului pentru care acestea fuseseră realizate“. Este interesant că, atunci când, în 1981, Corporaţia IBM (International Business Machines) a scos pe piaţă calculatoarele ei personale originale, aceasta a decis să nu furnizeze şi imprimante. Potrivit opiniei unora, compania a fost de părere că utilizatorii se vor bucura să citească informaţiile de pe monitorul calculatorului. În orice caz, unii şi-au imaginat „un paradis fără hârtii“ — şi-au imaginat că, la scurt timp, hârtia avea să ajungă o piesă de muzeu sau în arhive prăfuite.

Promisiuni contra realitate

În realitate însă, tocmai echipamentul care trebuia să facă posibilă apariţia biroului fără hârtii ne îngroapă tot mai mult în mormane de hârtie. De fapt, unii estimează că consumul total de hârtie a crescut în ultimii ani. Scott McCready, analist în cadrul International Data Corporation, afirmă: „Prin automatizarea birourilor noastre nu am făcut altceva decât să ne mărim capacitatea de a produce pagini tipărite: cu peste 25 la sută pe an, iar această rată este în creştere“. Calculatoarele personale, imprimantele, aparatele de fax, poşta electronică, copiatoarele şi Internetul măresc în mod spectaculos volumul de informaţii cu care au de-a face — şi pe care le tipăresc — mulţi oameni în fiecare zi. Potrivit companiei CAP Ventures, Inc., în întreaga lume, în 1998 existau 218 milioane de imprimante, 69 de milioane de aparate de fax, 22 de milioane de aparate multifuncţionale (cu imprimantă, scaner şi copiator incorporate), 16 milioane de scanere şi 12 milioane de copiatoare.

În cartea sa publicată în 1990 Powershift, Toffler a estimat că, într-un singur an, Statele Unite au produs 1,3 trilioane de documente — suficientă hârtie ca să se poată tapeta Marele Canion de 107 ori! Potrivit statisticilor, numărul este în continuă creştere. Conform unei surse, în jurul anului 1995 în Statele Unite se produceau anual aproape 600 de milioane de documente, suficient de multe ca să se poată umple un sertar lung de 270 de kilometri. Pe măsură ce se apropie anul 2000, există puţine dovezi potrivit cărora situaţia s-ar schimba; majoritatea informaţiilor încă sunt comunicate pe hârtie.

De ce continuă să fie folosită hârtia

De ce nu s-au împlinit prezicerile că aparatele electronice vor înlocui hârtia? Compania internaţională de hârtie se hazardează să formuleze o presupunere, spunând: „Oamenii nu doresc informaţii accesibile la o simplă apăsare de taste cu vârful degetelor. Ei doresc informaţii pe care să le ţină cu degetele. Ei doresc informaţii pe care să le poată atinge, împături şi cărora să le poată îndoi colţurile; pe care să le poată trimite prin fax, să le copieze şi la care să facă referire; pe marginile cărora să poată mâzgăli şi pe care să le poată afişa mândri pe uşa frigiderului. Şi, mai presus de toate, ei doresc să tipărească: rapid, fără greşeli şi în culori vii“.

Trebuie să recunoaştem că hârtia are anumite avantaje. Este portabilă, ieftină, durabilă, uşor de arhivat şi reciclabilă. De asemenea, este uşor de parcurs: poţi vedea la ce pagină te afli şi câte ţi-au mai rămas. „Oamenii îndrăgesc hârtia. Ei vor să o simtă cu mâna“, afirmă Dan Cox, un reprezentant al unei companii care vinde produse de papetărie. „Am văzut oameni încercând să folosească un birou fără hârtii“, spune Jerry Mallory, analist în cadrul departamentului care se ocupă de biblioteci, arhive şi evidenţe publice din statul Arizona. „Dar miile de calculatoare pe care le vedem au toate un lucru în comun: sunt toate conectate la cel puţin o imprimantă.“

Iar apoi, obiceiurile vechi nu se uită uşor. Oamenii de afaceri din ziua de azi au crescut învăţând să citească de pe o pagină tipărită. Un document sau poşta electronică pot fi tipărite cu un singur clic al mouse-ului, iar apoi deţinătorul le poate citi când îi convine, indiferent unde s-ar afla în acel moment. Materialul tipărit poate fi luat în multe locuri unde majoritatea calculatoarelor nu pot fi uşor folosite, practic oriunde: în pat, în cada din baie sau pe plajă!

Un alt factor: Calculatoarele le-au oferit posibilitatea oamenilor să realizeze documente care, nu cu mult timp în urmă, puteau fi realizate doar cu ajutorul unor imprimante profesionale. Cu un minim de efort, se poate realiza orice: de la copii color, variante preliminare şi rapoarte la prezentări ilustrate, scheme, grafice, cărţi de vizită şi vederi. Asemenea posibilităţi stârnesc dorinţa de a experimenta. Aşadar, după ce utilizatorul unui calculator tipăreşte un document, el doreşte, probabil, să-i schimbe fontul şi forma şi să-l retipărească. Acest lucru poate atrage după sine alte modificări şi, aţi ghicit, mai multe documente tipărite!

Şi Internetul contribuie la apariţia acestei situaţii oferindu-le oamenilor acces la un volum aproape nelimitat de informaţii.b În mod inevitabil, acest lucru are drept rezultat un mare consum de hârtie, deoarece utilizatorii care explorează Internetul îşi tipăresc deseori rezultatul cercetărilor.

Nu trebuie să trecem cu vederea nici faptul că potopul actual de echipament pentru calculatoare şi software necesită din ce în ce mai multe cărţi cu instrucţiuni practice de folosire. Folosirea pe scară largă a calculatoarelor a dat naştere unei avalanşe de manuale şi reviste despre calculatoare.

Trebuie să recunoaştem că citirea de pe o afişare digitală — în special de pe monitoare mai vechi — poate prezenta anumite dezavantaje. Unii utilizatori încă se plâng de oboseală oculară. În orice caz, s-a estimat că rezoluţia unităţilor de afişare video mai vechi ar trebui să fie îmbunătăţită de zece ori ca să se obţină imagini vizuale de o calitate superioară.

În plus, pentru unele persoane, o foaie de hârtie poate avea o importanţă mult mai mare — poate avea un impact şi un efect imediat mult mai mari — decât ceva ce vezi pe un ecran. Un document tipărit se pare că constituie dovada muncii şi a eforturilor cuiva, dându-i-se o formă tangibilă. Unui document fizic înmânat unui supraveghetor sau unui client este posibil să i se dea mai multă atenţie decât unui mesaj electronic şi poate avea o mai mare influenţă.

Un ultim aspect: Mulţi oameni se tem că vor pierde informaţiile. Iar o asemenea teamă este deseori justificată. Chiar dacă în prezent există toate aceste sisteme complexe de salvare de siguranţă, totuşi cuvintele preţioase ce reprezintă ore întregi de muncă se află la discreţia unei supratensiuni, a blocării unui disc sau a apăsării greşite a unei taste. Prin urmare, majoritatea oamenilor consideră hârtia mai sigură. Fapt interesant, unii specialişti susţin că înregistrările electronice de date se vor putea citi cu uşurinţă doar pentru o perioadă de timp foarte scurtă în comparaţie cu durata medie de viaţă de 200–300 de ani a hârtiei care nu conţine acid. Este adevărat, informaţiile electronice se degradează foarte încet. Dar tehnologia înregistrează progrese foarte rapide. Şi, pe măsură ce hardware-ul şi software-ul care se învechesc sunt abandonate, înregistrările mai vechi de date pot fi din ce în ce mai greu de citit.

Aşadar, rămâne de văzut dacă visul apariţiei biroului fără hârtii se va materializa. Până atunci, este evident că vestea morţii hârtiei se pare că a fost în mare măsură exagerată, ca să folosim o expresie a lui Mark Twain.

Vom distruge oare toţi copacii?

Câte foi de hârtie se pot face dintr-un copac? Deşi sunt implicaţi mai mulţi factori — cum ar fi mărimea copacului şi specia lui, precum şi tipul şi greutatea hârtiei — s-a estimat că dintr-un copac cu lemn pentru celuloză de mărimea celor ce se comercializează se pot produce aproximativ 12 000 de foi de hârtie de mărime standard pentru scris şi tipărit. Totuşi, marile cantităţi de hârtie care se consumă în prezent dau naştere imaginii înspăimântătoare a pădurilor sterpe, despuiate. Ne îndreptăm într-adevăr spre o criză ecologică?

Producătorii de hârtie ne sfătuiesc să nu intrăm în panică. Ei se grăbesc să sublinieze că o mare cantitate de hârtie, în unele ţări aproximativ 50 la sută, se face din aşchii, deşeuri provenite din industria de cherestea, care altminteri ar sfârşi în terasamente. Mai mult decât atât, pe măsură ce aşchiile se descompun, acestea emană metan, un gaz cu efect de seră care contribuie la încălzirea globală. Aşadar, producătorii de hârtie le dau o bună întrebuinţare acestor aşchii. Însă grupările ecologice şi de consumatori acuză industria hârtiei de intensificarea poluării şi de o folosire greşită a pădurilor. Acestea argumentează că combustibilii folosiţi la producerea de hârtie au un efect de seră! Ele mai spun că, pe măsură ce deşeurile de hârtie se descompun în terasamente, se emană alte gaze cu efect de seră!

Cu toate acestea, Consiliul Mondial pentru Dezvoltare Susţinută a tras concluzia că este posibil să se producă cantitatea necesară de hârtie fără ca resursele pământului să fie epuizate. În primul rând, copacii se pot înlocui, iar hârtia se poate recicla. Totuşi, studiul a scos în evidenţă că „vor trebui efectuate alte schimbări în practica industrială, în fiecare etapă a producerii hârtiei: exploatarea pădurilor, producerea pastei de lemn şi a hârtiei, folosirea hârtiei, reciclarea, recuperarea energiei şi eliminarea finală“. În efortul de a produce o pastă de lemn care să nu dăuneze mediului şi cu suficiente şanse de reuşită din punct de vedere economic, industria hârtiei îşi îndreaptă atenţia spre alternative cum ar fi paiele de grâu, copacii care cresc repede, porumbul şi cânepa. Rămâne de văzut în ce măsură vor fi aplicate aceste măsuri şi cât de eficiente vor fi ele.

[Note de subsol]

[Chenarul de la pagina 27]

Cum se poate reduce cantitatea deşeurilor de hârtie la birou

✔ Tipăriţi cât mai puţin posibil. Verificaţi şi modificaţi documentele pe ecran. Reduceţi numărul documentelor tipărite şi al variantelor preliminare.

✔ Pentru documentele mai mari, folosiţi mărimi de font mai mici care pot fi totuşi citite.

✔ Dacă imprimanta scoate pagini de testare sau pagini cu titlu ce cuprinde întreaga pagină ori de câte ori este pornită sau tipăreşte un document, dezactivaţi această funcţie.

✔ Reciclaţi deşeurile de hârtie.

✔ În loc să reciclaţi hârtia tipărită doar pe o parte, păstraţi-o pentru a o folosi mai târziu fie la tipărirea variantelor preliminare ale documentelor, fie ca hârtie de ciornă.

✔ Dacă este posibil, când tipăriţi sau copiaţi, folosiţi hârtia pe ambele părţi.

✔ Dacă documentele trebuie folosite de mai multe persoane din birou, daţi-le de la o persoană la alta în loc să tipăriţi câte o copie pentru fiecare.

✔ Pentru a reduce necesarul de documente tipărite, trimiteţi faxuri direct de la calculator. Când trebuie să trimiteţi faxuri ale unor documente tipărite, economisiţi hârtia netrimiţând o pagină-copertă.

✔ Nu tipăriţi inutil mesajele e-mail.

[Legenda fotografiei de la pagina 24]

Unii susţin că tocmai echipamentul care trebuia să facă posibilă apariţia biroului fără hârtii ne îngroapă tot mai mult în hârtie

[Legenda fotografiei de la pagina 26]

Uneori, pagina tipărită este mai uşor de folosit decât o afişare pe monitor