Kancelária bez papiera — stále iba sen

Konečná predloha tohto článku bola vytlačená vo forme 11 strán textu — čiže obyčajných hárkov papiera.a V procese úprav bol tento článok vytlačený asi 20-krát. Napokon bol poslaný približne 80 skupinám prekladateľov na celom svete a potom každá skupina vytlačila text približne šesťkrát. Dovedna teda tento článok spotreboval viac ako 5000 hárkov papiera ešte prv, než prišiel do tlačového stroja!

TIETO fakty jasne odporujú predpovediam, ktoré niektorí vyslovili na úsvite počítačového veku, že totiž v bezprostrednej budúcnosti budú existovať kancelárie bez papiera. Futurista Alvin Toffler išiel vo svojej knihe The Third Wave (Tretia vlna) až tak ďaleko, že vyhlásil: ‚Kopírovať čokoľvek na papier znamenalo primitívne využívať elektronické zariadenia na spracovanie textu a marilo samotný ich účel.‘ Zaujímavé je, že keď spoločnosť International Business Machines (IBM) v roku 1981 predstavila svoj prvý osobný počítač, rozhodla sa nedodávať tlačiareň. Niektorí tvrdia, že táto spoločnosť si myslela, že používatelia budú radi, keď budú môcť čítať informácie na monitore počítača. Tak či onak, niektorí mali predstavu „bezpapierového raja“ — teda predstavu, že papier bude čoskoro vecou múzeí a zaprášených archívov.

Sľuby o odstránení papiera a skutočnosť

No v skutočnosti práve zariadenie, ktoré malo údajne vytvoriť kanceláriu bez papiera, nás zasypáva stále väčšími kopami papiera. Vskutku, niektorí odhadujú, že celková spotreba papiera v posledných rokoch vzrástla. Scott McCready, analytik Medzinárodného informačného združenia, hovorí: „Zautomatizovaním našich kancelárií sme zvýšili svoju schopnosť produkovať potlačené strany tempom, ktoré sa ročne zvyšuje o vyše 25 percent.“ Osobné počítače, tlačiarne, faxy, elektronická pošta, kopírovacie stroje a internet značne zväčšili objem informácií, s ktorými každý deň manipuluje mnoho ľudí — a ktoré mnoho ľudí každý deň tlačí. Podľa spoločnosti CAP Ventures, Inc., bolo v roku 1998 na celom svete 218 miliónov tlačiarní, 69 miliónov faxov, 22 miliónov polyfunkčných zariadení (tlačiareň, skener a kopírovací stroj v jednom), 16 miliónov skenerov a 12 miliónov kopírovacích strojov.

Toffler vo svojej knihe Powershift z roku 1990 odhaduje, že za rok sa v Spojených štátoch vyrobí 1,3 bilióna dokumentov — dosť na to, aby nimi bol 107-krát vytapetovaný Veľký kaňon! Správy hovoria, že tieto čísla sa stále zvyšujú. Podľa jedného časopisu sa v roku 1995 vyrábalo v Spojených štátoch skoro 600 miliónov dokumentov denne — čo by stačilo na zaplnenie zásuvky na spisy s dĺžkou 270 kilometrov. Ako sa blíži rok 2000, nič nenasvedčuje tomu, že by mala nastať v tejto tendencii nejaká zmena; väčšina informácií sa stále odovzdáva na papieri.

Prečo papier pretrváva

Kde bola chyba v predpovediach o nahradení papiera elektronikou? Medzinárodná papierenská spoločnosť si trúfa hádať a hovorí: „Ľudia nechcú len informácie, ktoré sú ľahko dostupné niekoľkými údermi na klávesnicu počítača. Chcú ich držať v rukách. Chcú mať možnosť dotýkať sa ich, skladať si ich a robiť si na nich somárske uši; chcú ich faxovať, kopírovať a odvolávať sa na ne; chcú čarbať na okraje alebo si ich hrdo vystaviť na dverách chladničky. A predovšetkým si ich chcú vytlačiť — rýchlo, bezchybne a v sýtych farbách.“

Treba uznať, že papier má určité výhody. Je prenosný, lacný, stály, ľahko sa archivuje a je recyklovateľný. Je tiež veľmi ľahké sa na ňom orientovať — vidíte, na ktorej strane ste a koľko strán vám ešte zostáva do konca. „Ľudia majú papier radi. Chcú ho cítiť v rukách,“ hovorí Dan Cox, zástupca jednej spoločnosti predávajúcej kancelárske potreby. „Stretávame sa s ľuďmi, ktorí sa usilujú dosiahnuť kanceláriu bez papiera,“ hovorí Jerry Mallory, archívny analytik arizonského Ministerstva knižníc, archívov a verejných záznamov. „Ale všetky tie tisíce počítačov, ktoré vídavame, majú jedno spoločné: každý je pripojený aspoň na jednu tlačiareň.“

Navyše, od starých zvykov sa ťažko odvyká. Ľudia, ktorí dnes pôsobia v oblasti obchodu, sa učili v škole čítať z tlačenej stránky. Nejaký dokument alebo e-mailová správa sa dajú vytlačiť jediným stlačením myši a potom sa dajú pohodlne čítať, nezáleží na tom, kde sa držiteľ v tom čase nachádza. Tlačený materiál možno vziať na mnohé miesta, kde sa väčšina počítačov nedá pohodlne používať — bez ohľadu na to, či je to v posteli, vo vani, alebo na plážovej deke!

Ďalší činiteľ: Počítače ľuďom uľahčili tvorbu takých dokumentov, aké prednedávnom dokázali vyrobiť len profesionálne tlačiarne. S minimálnym úsilím možno vyrobiť všetko od farebných kópií, návrhov a správ až po ilustrované ponukové listy, tabuľky, grafy, vizitky a pohľadnice. Také možnosti lákajú experimentovať. A tak keď si používateľ počítača vytlačí nejaký dokument, môže byť v pokušení zmeniť typ písma a úpravu a vytlačiť si ho opäť. Potom môžu nasledovať ďalšie úpravy, a ako správne tušíte, nové vytlačené strany!

K tejto situácii prispel aj internet, a to tým, že ľuďom umožnil prístup k prakticky neobmedzenému množstvu informácií.b To sa nevyhnutne prejavuje vo veľkej spotrebe papiera, lebo používatelia internetu si výsledky svojho výskumu často tlačia na papier.

Nemožno prehliadnuť ani skutočnosť, že dnešná záplava počítačového vybavenia a softvéru si vyžaduje stále viac príručiek typu „urob si sám“. Rozšírené používanie počítačov spôsobilo záplavu takýchto príručiek a časopisov zameraných na počítače.

Treba tiež uznať, že čítanie z obrazovky počítača — zvlášť na starších monitoroch — má svoje nevýhody. Niektorí používatelia sa stále sťažujú na to, že majú preťažené oči. V každom prípade, odhaduje sa, že ostrosť starších monitorov by sa musela zvýšiť desaťnásobne, aby dosiahli výbornú kvalitu obrazu.

Okrem toho, niektorým sa môže kus papiera zdať oveľa rozhodujúcejší a dôležitejší — oveľa bezprostrednejší a účinnejší — ako niečo, čo vidíte na obrazovke. Akoby vytlačený dokument bol dôkazom práce a úsilia nejakého človeka tým, že ju vyjadruje v hmatateľnej forme. Fyzickému dokumentu podanému do rúk vedúceho alebo zákazníka sa bude azda venovať viac pozornosti a vyvolá azda viac reakcií ako elektronická správa.

A napokon, mnoho ľudí sa bojí, že svoje dáta stratia. Taký strach je často oprávnený. Napriek všetkým tým zložitým zálohovacím systémom, ktoré dnes existujú, môžu byť cenné slová, ktoré predstavujú hodiny práce, ešte stále vydané na milosť a nemilosť prúdovému nárazu, havárii disku alebo nesprávnemu úderu na klávesnicu. Väčšina ľudí preto považuje papier za bezpečnejší. Je zaujímavé, že niektorí odborníci hovoria, že elektronické záznamy budú čitateľné len zlomok času z pravdepodobných 200 až 300 rokov životnosti papiera neobsahujúceho kyseliny. Pravda, elektronické informácie sa znehodnocujú veľmi pomaly. Ale technika sa vyvíja veľmi rýchlo. A ako sa vyraďuje zastarávajúci hardvér a softvér, môže byť stále ťažšie čítať staršie počítačové záznamy.

Uvidíme, či sa sen o kancelárii bez papiera naplní, alebo nie. Medzitým je jasné, že — ak si vypožičiame vyjadrenie Marka Twaina — správy o smrti papiera boli značne zveličené.

Vyničíme všetky stromy?

Koľko hárkov papiera sa dá vyrobiť z jedného stromu? Hoci je v tom zahrnutých veľa činiteľov — napríklad veľkosť a druh stromu a druh a hmotnosť papiera —, odhaduje sa, že z jedného stromu s vláknitým drevom a trhovej veľkosti sa vyrobí asi 12 000 hárkov bežného papiera na písanie alebo na tlač. Napriek tomu obrovské množstvo papiera, ktoré sa v súčasnosti spotrebuje, stále zväčšuje prízrak pustých, obnažených miest namiesto lesov. Naozaj smerujeme k ekologickej kríze?

Výrobcovia papiera tvrdia, že v tomto ohľade nie je dôvod na paniku. Pohotovo poukazujú na to, že veľké množstvo papiera — v niektorých krajinách až 50 percent — sa vyrába z drevených odrezkov, odpadového produktu drevárskeho priemyslu, ktoré by inak skončili na skládkach. A nielen to, keď sa drevené odrezky rozkladajú, uvoľňujú metán, plyn, ktorý prispieva ku skleníkovému efektu a ktorý súvisí s globálnym otepľovaním. Pri výrobe papiera sú teda tieto odrezky dobre využité. No skupiny ochrancov prírody a spotrebiteľov na to reagujú tak, že obviňujú papierenský priemysel z tvorby znečisťujúcich látok a zo zlého hospodárenia s lesmi. Argumentujú, že palivá, ktoré sa používajú v papierenskom priemysle, produkujú plyny prispievajúce ku skleníkovému efektu! Poukazujú aj na to, že keď sa odpadový papier na skládkach rozkladá, vytvárajú sa ďalšie plyny, ktoré prispievajú ku skleníkovému efektu.

Z jednej štúdie Svetovej obchodnej rady pre únosný rozvoj však vyplynulo, že je možné vyrábať potrebné množstvo papiera bez vyčerpania bohatstva zeme, pretože stromy sú obnoviteľné a papier je recyklovateľný. No aj tak táto štúdia zdôraznila, že „bude treba urobiť ďalšie zmeny v priemyselnej praxi v každej fáze kolobehu papiera — v spravovaní lesov, vo výrobe vlákniny a papiera, vo využívaní papiera, v recyklácii, vo využívaní obnoviteľných zdrojov energie a v konečnom naložení s papierom“. V snahe vyrobiť vlákninu, ktorá by bola vhodná z hľadiska životného prostredia a realizovateľná z ekonomického hľadiska, obzerá sa papierenský priemysel po takých alternatívach, ako je pšeničná slama, rýchlo rastúce stromy, kukurica a konope. Do akej miery budú tieto opatrenia uplatnené — a do akej miery sa ukážu ako účinné —, uvidíme neskôr.

[Poznámky pod čiarou]

[Rámček na strane 27]

Ako znížiť plytvanie papierom v kancelárii

✔ Tlačte čo najmenej. Prezerajte a upravujte si dokumenty na obrazovke. Znížte množstvo výpisov a návrhov na papieri na minimum.

✔ Pri väčších spisoch použite menší typ písma, ktorý je ešte čitateľný.

✔ Ak vaša tlačiareň tlačí testovaciu alebo úvodnú stranu zakaždým, keď sa zapne alebo keď tlačí nejaký dokument, zrušte túto funkciu.

✔ Recyklujte odpadový papier.

✔ Papier potlačený len z jednej strany pred recykláciou ešte použite na tlač predlôh alebo ako papier na poznámky.

✔ Vždy, keď je to možné, tlačte alebo kopírujte na obe strany papiera.

✔ Keď sa listiny v kancelárii týkajú viacerých, nechajte ich kolovať namiesto toho, aby ste pre každého zhotovovali kópiu.

✔ Aby ste znížili potrebu výpisov, posielajte faxy priamo z počítača. Keď musíte faxovať s použitím výpisu, šetrite papierom tak, že nepoužijete titulný list.

✔ Zbytočne netlačte e-mailové správy.

[Obrázok na strane 24]

Niektorí hovoria, že práve zariadenie, ktoré malo údajne vytvoriť kanceláriu bez papiera, nás zasypáva stále väčšími kopami papiera

[Obrázok na strane 26]

Občas sa tlačená strana používa ľahšie ako displej počítača