Tiden — en ubarmhjertig herre eller en nyttig tjener?
„HVORFOR kommer du for sent?“ spurgte læreren da Albert kom ind i klasseværelset. „Fordi jeg løb ved siden af min cykel hele vejen til skole,“ svarede Albert forpustet.
„Hvorfor satte du dig ikke op på cyklen og kørte?“ udbrød læreren undrende. „Fordi,“ forklarede Albert, „jeg var så sent på den at jeg ikke havde tid til at standse og sætte mig op på cyklen.“
Denne komiske men noget overdrevne historie skildrer udmærket en situation de fleste kender fra hverdagen. Der er så meget man skal nå at det ofte kan føles som om man haster fra det ene til det andet. Men ligesom Albert kan man komme dertil at man ikke når sine gøremål fordi man ikke har givet sig tid til at overveje hvordan man kan tilrettelægge dem med henblik på at udnytte tiden bedst muligt.
Man kan derfor spare tid, få langt mere fra hånden og mindske det pres man føler, hvis man giver sig tid til at forbedre sin færdighed i at udnytte den der er til rådighed. I stedet for at være en ubarmhjertig herre, kan tiden blive en nyttig tjener.
Men hvordan skal man gribe det an? Her følger nogle forslag som du kan overveje, udvælge og tilpasse dine personlige forhold.
Planlæg din dag
Forestil dig at din arbejdsdag netop er begyndt. Foran dig ligger en tilsyneladende endeløs række af gøremål. Alene tanken om alle disse pligter kan få den nye dag til at virke som en trussel. Hvor skal man begynde? Hvorfor ikke begynde med at planlægge dagens aktiviteter?
Mange begynder dagen med at skrive en liste over hvad de skal have fra hånden. En der har mange ansvarsopgaver i en stor organisation fortæller hvordan han planlægger sin tid. Han siger: „Jeg fører en liste over alt det jeg skal have gjort. Efterhånden som nye opgaver viser sig eller dukker op i min hukommelse, føjer jeg dem til listen. Derefter sætter jeg checktegn ved de enkelte punkter når jeg er færdig med dem.“
Ville du også kunne organisere dine daglige gøremål bedre ved at føre en liste over dem? Måske tænker du: ’Det ville muligvis hjælpe mig til at komme i gang, men jeg ville aldrig nå igennem alle punkterne på listen!’ Og heri har du sikkert ret. Derfor vil det være en hjælp . . .
At prioritere
Du kan prioritere dine gøremål ved at nummerere hvert punkt på listen efter dets betydning. Derefter bør du så vidt muligt tage dig af de enkelte gøremål i den fastlagte rækkefølge. Naturligvis kan der være omstændigheder hvor man vil vælge at gøre en undtagelse og bryde rækkefølgen. Vær derfor fleksibel, men bevar kontrollen over de daglige gøremål sådan at det du udretter ikke beror på tilfældigheder men på planlægning.
Hast ikke fra opgave til opgave og lad være med at bekymre dig om hvorvidt du når at gøre alt hvad du har skrevet ned. Alan Lakein, der er rådgiver i tidsplanlægning, siger: „Man når sjældent alle punkter på listen. Men det er heller ikke det der tæller — det der har betydning er at man bruger sin tid bedst muligt.“
Dette mål vil man have nået når man anvender hovedparten af sin tid på de anliggender der virkelig har betydning. Med hensyn til de gøremål du ikke kan nå at tage dig af, vær da opmærksom på om de eventuelt kan delegeres til andre eller overføres til listen over det du skal have gjort i morgen. Hvis man ser nærmere på de gøremål der har mindre betydning, vil det i mange tilfælde vise sig at man slet ikke behøver at beskæftige sig med dem. På den anden side kan det også forekomme at et anliggende der har lav prioritet i dag, vil få større betydning i morgen.
Men hvordan afgør man hvilke anliggender der har størst betydning? Når man betragter en lang liste over gøremål, forekommer mange af dem at være lige vigtige. For at kunne prioritere med henblik på den største effektivitet må man derfor . . .
Skelne mellem det der haster og det der er vigtigt
En vís konge på Bibelens tid sagde at mennesket bør „nyde godt af al sin møje“. (Prædikeren 3:13) Nogle gøremål medfører større resultater end andre. Når man betragter listen over de opgaver man har foran sig skal man derfor overveje hvilke resultater de hver især vil medføre. Vil udbyttet være af betydning? Vil resultatet stå mål med anstrengelserne? Vil du nyde godt af din møje? Hvis det ikke er tilfældet er det muligvis ikke et punkt der bør prioriteres højt.
Det er sandt at mange punkter på listen ved første øjekast kan se ud til at være hastesager. Men det er ikke givet at alle hastesager altid er vigtige og at man nødvendigvis må bruge en væsentlig del af sin tid på dem. Michael LeBoeuf, der er professor ved University of New Orleans, med tidsplanlægning som speciale, har fremsat denne betragtning: „Vigtige gøremål er sjældent hastesager og hastesager er sjældent vigtige. Det er langt mere presserende at få skiftet et fladt bildæk hvis man skal nå en aftale og er sent på den, end at huske at betale præmien på sin autoforsikring, men i de fleste tilfælde er [dækkets] betydning mindre væsentlig.“
Derefter siger Michael LeBoeuf beklagende: „Desværre bruger mange af os hele vort liv på at bekæmpe ’småbrande’ under hastværkets tyranni. Resultatet er at vi tilsidesætter de mindre presserende men vigtigere forhold i livet. Det mindsker i høj grad vor effektivitet.“
Når vi skal prioritere vore gøremål må vi derfor overveje hvilke der virkelig har betydning. Derefter må vi bestræbe os for at bruge hovedparten af vor tid på disse anliggender. Måske kræver en presserende sag ikke øjeblikkelig opmærksomhed. Og det er heller ikke nødvendigvis en sag vi behøver at ofre megen tid på. Måske kan vi forholdsvis hurtigt foretage os det nødvendige og derefter gå videre til et gøremål der vil medføre større resultater. Hvis det er muligt, lad da en anden tage sig af sagen.
Vi kan sikkert blive enige om at det er langt mere tilfredsstillende at beskæftige sig med noget der medfører væsentlige resultater end det er blot at være travlt optaget af de anliggender der tilfældigvis dukker op på vor vej. Stræb derfor efter at bruge så stor en del som muligt af din tid og dine kræfter på gøremål der virkelig fører resultater med sig.
„80/20-regelen“
Når man betragter sine daglige gøremål i lyset af det foregående, hvor stor en del af dagens aktiviteter kan man da betegne som væsentlige? Det afhænger naturligvis af hvilke opgaver man arbejder med. Men en del eksperter i time-management er af den overbevisning at kun omkring 20 procent af de daglige gøremål er af en sådan karakter at de bør prioriteres højt. I den forbindelse nævner de en regel der bliver kaldt 80/20-regelen.
Dette princip blev formuleret af den italienske økonom Vilfredo Pareto, der levede i 1800-tallet. Ifølge denne regel skyldes 80 procent af alle resultater kun 20 procent af al aktivitet. Hvis man er opmærksom på dette vil man opdage at Paretos princip gør sig gældende i en lang række forhold i dagligdagen. Men hvordan kan 80/20-regelen hjælpe os med hensyn til hvordan vi bruger vor tid?
Gennemgå de enkelte punkter på listen over dine gøremål. Måske kan du udføre 80 procent af det samlede arbejde ved blot at beskæftige dig med to ud af ti anførte punkter. Hvis det er tilfældet, er det de to vigtigste gøremål på din liste. Gennemtænk dernæst enhver opgave før du går i gang med den. Hvor meget har du egentlig nødig at gøre for at nå dit mål? Hvilken del af arbejdet vil give de væsentligste resultater? Denne del af opgaven bør have højeste prioritet.
Dru Scott, der ligeledes er rådgiver i tidsplanlægning, behandler Paretos princip og forklarer derefter hvordan det finder praktisk anvendelse i det enkelte tilfælde. Hun siger: „Find ud af hvilke punkter der er væsentlige for at du kan nå dit mål. Arbejd først og fremmest på dem. Så vil du nå de fleste resultater på den kortest mulige tid.“
Glæd dig over resultaterne
Nu kan du sikkert bedre forstå at det at være herre over sin tid ikke er ensbetydende med at man er stærkt optaget af aldrig at lade et eneste minut gå til spilde eller at man haster fra det ene problem til det næste. At man bruger sin tid effektivt vil derimod sige at man vælger at beskæftige sig med det gøremål der har størst betydning på et givet tidspunkt. Det indebærer at man er opmærksom på hvilke anstrengelser der vil give flest resultater og derefter hovedsagelig bruger sin tid på dem.
Der findes ingen bestemte regler for hvordan man personligt skal tilrettelægge sin tid. For at få størst gavn af de forslag der er blevet givet i denne artikel må man være fleksibel, gøre eksperimenter og tilpasse forslagene. Find ud af hvad der virker bedst i dit tilfælde. Læs forslagene i hosstående ramme og tænk over hvilke af dem der vil kunne hjælpe dig til at forvandle tiden fra at være en ubarmhjertig herre til at være en nyttig tjener.
Når du forbedrer din evne til at være herre over din tid, vil du kunne se tilbage på hver eneste dag med tilfredshed! Selv om du sandsynligvis må lade flere gøremål vente til næste dag, vil du med tilfredshed kunne konstatere at du har brugt dine kræfter på de gøremål der havde størst betydning netop da. Du vil „nyde godt“ af alle dine anstrengelser.
Måske vil du endog — langt om længe — nå dertil at du føler at du har tilstrækkelig tid til de opgaver der virkelig har betydning. Da vil du ikke længere være underlagt tilfældighedernes spil, men vil være herre over din tid. På den måde vil du ikke alene kunne udføre dit arbejde mere effektivt, det vil også give dig større glæde.
[Ramme på side 27]
SÅDAN KAN MAN SPARE TID
1. Hav en klar forestilling om hvilke værdier og mål du har i livet. Det er grundlaget for at du kan foretage den rette prioritering af de daglige gøremål.
2. Opgaver der kræver koncentration bør løses på et tidspunkt hvor du er frisk og veloplagt.
3. Foretag telefonopringninger på tidspunkter hvor der er størst sandsynlighed for at træffe folk hjemme.
4. Deleger arbejde når som helst det er muligt. Derved bliver du fri til at tage dig af nye opgaver og andre får større erfaring.
5. Stræb efter kun at behandle hver sag én gang når du udfører skrivebordsarbejde, i stedet for at lægge den hen til senere.
6. Når du holder møder med andre, så hold dig til dagsordenen. Fastsæt præcise tidspunkter for hvornår mødet skal begynde og slutte.
7. Indret din arbejdsplads sådan at de nødvendige redskaber altid er lige ved hånden.
8. Føl dig ikke forpligtet til at tage imod enhver privat invitation. Lær at sige nej på en taktfuld måde.
9. Standardiser dine huske- og pakkelister mest muligt i stedet for hele tiden at skrive nye.
10. Få tilstrækkelig hvile og afslapning sådan at du kan arbejde effektivt.
11. Fastsæt tidspunkter for hvornår tingene skal være gjort.
12. Udsæt ikke det der skal gøres.
13. Del større opgaver i mindre.
14. Vær ikke perfektionistisk. Koncentrer dig om det der har betydning.
15. Udnyt ventetid. Skriv et brev, læs eller få en anden vigtig opgave fra hånden.
16. Vær forberedt på at der vil opstå situationer hvor du må bruge tid på noget du ikke selv har valgt at beskæftige dig med. Spild ikke tiden med at ærgre dig over det. Få i stedet arbejdet gjort.
[Illustration på side 25]
Mange har fundet det nyttigt at skrive en liste over hvad der skal gøres og i hvilken rækkefølge
[Illustrationer på side 26]
Personlig organisering og prioritering af tiden kan gøre hele forskellen