Spørgsmålskassen

◆ Hvor længe opbevares de optegnelser der er i menighedens arkiv?

Optegnelser vedrørende økonomiske forhold skal opbevares i mindst syv år, eller længere hvis landets lov kræver det. Dette indbefatter også optegnelser som har at gøre med menighedens bladkonto og bogkonto. Optegnelser i forbindelse med rigssalsbyggeri og større reparationsarbejder, samt andre optegnelser som det kan være nødvendigt eller nyttigt at have liggende i over syv år kan opbevares til ubestemt tid.

Kopier af abonnementskvitteringer, ordrer på bøger, blade eller løbesedler, samt ansøgninger om midlertidig pionertjeneste og lignende, kan tilintetgøres efter et år.

Forkyndernes optegnelseskort bør opbevares så længe at man har oplysning om mindst otte års virksomhed for hver forkynder. Ældre kort kan tilintetgøres. Når de månedlige tjenesterapporter er blevet talt sammen og resultaterne er indført på forkyndernes optegnelseskort, behøver de ikke at gemmes længere. Optegnelser vedrørende menighedens månedlige resultater i tjenesten og vedrørende mødedeltagelsen opbevares i mindst otte år.

Breve fra kredstilsynsmanden med oplysning om kredsstævner, besøg i menigheden, osv., kan tilintetgøres efter den begivenhed der omtales i brevet. Kredstilsynsmandens rapport om sit besøg i menigheden, og korrespondance i forbindelse hermed, opbevares i mindst otte år.

Materiale angående udnævnelse af ældste, menighedstjenere og dem der tjener som almindelige pionerer, opbevares til ubestemt tid.

Trykte breve fra Selskabet om særlige udgaver af bladene, rejser til internationale stævner, osv., kan kasseres når den særlige virksomhed eller det stævne der omtales, er forbi. Breve med instruktioner bør aldrig tilintetgøres, for eksempel: Vejledning i behandling af abonnementer (S-11-13), Instruktioner vedrørende menighedens regnskab (S-27-D), Menighedens distriktstildeling (S-54-D), og breve med oplysninger angående pionertjenesten, samt de anvendte dispositioner til offentlige foredrag, begravelsestaler og mindehøjtidsforedrag.

Udvalgssager: Fortrolig korrespondance i forbindelse med alvorlige udvalgssager bør opbevares et sted hvortil kun ældste har adgang. Sådan korrespondance bør gemmes mindst fem år fra sagens afslutning, eller i nogle tilfælde længere hvis de ældste finder det tilrådeligt.

Dette dækker ikke alle optegnelser eller korrespondance, men kan tjene som generelle retningslinjer.