Guía práctica para la contabilidad doméstica

¿SE HA preguntado usted, después de haber gastado sus ingresos semanales o mensuales, exactamente a dónde fue a dar el dinero? ¿Está gastando más en ciertos artículos de lo que realmente quiere? ¿Está usted gastando más para adquirir el mismo artículo ahora que antes, y se debe esto a inflación o a alguna otra razón? Para conseguir las respuestas a estas preguntas le será sumamente provechoso llevar alguna forma de contabilidad doméstica.

Muchas personas se estremecen al pensar en llevar registros. Quizás les parezca que esto consume demasiado tiempo o es demasiado difícil. Pero no hay necesidad de que sea así. Además, la contabilidad doméstica no requiere el anotar cuanto centavo se gaste.

Realmente hay diversos sistemas para anotar los gastos. Y usted puede escoger el sistema que mejor le convenga. Sea cual sea el sistema que se use, hay tres pasos principales para establecerlo: (1) Clasificar sus gastos bajo encabezamientos principales; (2) llevar un registro de lo que gasta bajo estos encabezamientos y (3) resumir mensualmente los gastos.

Las clasificaciones

Primero, averigüe cuáles son los campos principales de gasto. Luego agrupe las diferentes clases de gastos bajo unos cuantos encabezamientos principales, como alimento, alojamiento, manejo de la casa, ropa, transporte, subsidios personales, impuestos, ahorros, etc.

El encabezamiento “subsidios personales” incluye las ayudas monetarias regulares a miembros de la familia, dádivas y contribuciones, salud, acicalamiento personal y pequeños artículos personales. No se lleva registro detallado de gastos bajo este encabezamiento.

¿Qué hay de los “ahorros”? Hay dos clases de ahorros... uno para necesidades que surjan en el futuro cercano, y el otro para metas distantes. Los ahorros para el futuro cercano abarcarían emergencias que pudieran surgir, gastos que no se pueden prever, como una súbita cuenta médica. Los ahorros para las metas distantes pudieran ser para unas vacaciones, viajar a una asamblea, comprar nuevos muebles u obtener algún artículo de lujo.

El sistema de sobres

Hay varios métodos de llevar registros de los gastos. Algunos son más sencillos que otros. Un método sencillo es el sistema de “sobres.” Se marca cada sobre para la clase de gasto que representa, como alimento, alojamiento, ropa, etc. Cada día de paga se cambian los ingresos en billetes y monedas. Entonces se distribuye el dinero en los sobres y la cantidad asignada a cada clase de gasto se anota en el sobre.

Cuando llega el tiempo en que se han de hacer estos gastos, se retira dinero de los sobres pertinentes. No se lleva registro de lo que se va gastando. Cuando se agota lo que había en un sobre, la cantidad anotada allí se ha gastado. Supongamos ahora que hay que gastar más por un artículo, y el sobre para esos gastos está vacío. En tal caso, si otro sobre tiene efectivo sobrante, parte del dinero se puede traspasar al sobre agotado. Haga una anotación del traspaso en los dos sobres. Al siguiente día de pago, el efectivo que quede en algunos de los sobres se traspasa al sobre de los “ahorros.” (Se pueden hacer unas cuantas excepciones; por ejemplo, quizás uno desee acumular fondos en el sobre de “ropa” para comprar alguna ropa más tarde.) En los sobres se hace anotación de todo traspaso.

Como ilustración: Si usted gana 100 dólares a la semana, el día de pago usted cambia el dinero en billetes más pequeños y lo deposita en los sobres, de este modo más o menos: alimento, 30 dólares; alojamiento, 20 dólares; manejo de la casa, 10 dólares; subsidio personal, 20 dólares; ahorros, 5 dólares, etc. Si la cantidad que hay en el sobre para alimento está agotada antes del siguiente día de pago, se puede hacer un traspaso de otro sobre que todavía tenga dinero. Si éste es el sobre de subsidio personal, entonces puede traspasar 3 dólares al sobre de alimento y hacer una anotación en los dos sobres.

Si para el siguiente día de pago le queda al sobre de alimento 1 dólar, al de subsidio personal 2 dólares y al de ahorros 5 dólares y los otros están agotados, entonces el 1 dólar y los 2 dólares se traspasan al sobre de ahorros.

Entonces se hace un registro de sus gastos durante la semana: Alimento, 32 dólares (30 más 3 menos 1); alojamiento, 20 dólares; manejo de la casa, 10 dólares; subsidio personal, 15 dólares (20 menos 3 menos 2) y ahorros, 8 dólares (5 más 1 más 2). De vez en cuando los ahorros se pueden depositar en una cuenta de ahorros en el banco para que ganen intereses.

El sistema de “espigones”

Otro método sencillo es el sistema de “espigones” o pinchos. Se hacen espigones para todas las agrupaciones de gastos que se hayan de necesitar. Estos espigones podrían hacerse de alambre de acero.

Al pagar dinero por los diversos gastos, guarde las cuentas y recibos y colóquelos en el espigón apropiado según la categoría de los gastos. Cuando no le den cuentas o recibos, anote en un pedazo de papel lo que gastó; entonces coloque el papel en el espigón.

Al fin del período fijo, se suman las cantidades de las cuentas, recibos y notas en papel que hay en cada espigón. Así se puede determinar el gasto total bajo cada encabezamiento.

Pagando con cheques

Hay otro sistema simplificado, pero éste solo lo pueden usar los que tienen una cuenta de cheques con un banco. El sistema es depositar los ingresos mensuales en el banco y usar cheques para pagar todos los gastos importantes.

Gastos para artículos pequeños se pueden sufragar de vez en cuando retirando efectivo del banco. Entonces se pueden atender los gastos que se efectúan con este efectivo por medio de uno de los dos sistemas ya mencionados.

Al fin del mes, los cheques cancelados, aparte de los que sean para retiro de efectivo, se clasifican en las diferentes clases de gastos y se determina el total de cada categoría. Entonces se suman los totales de las categorías de efectivo a los totales de las categorías respectivas de cheques cancelados para saber los gastos en que se ha incurrido bajo cada encabezamiento durante el mes.

Libro o formularios de contabilidad

Para las personas a quienes les gusta llevar registros detallados, existe el sistema de registrar los gastos en hojas de papel o en un libro de contabilidad. En muchas tiendas se pueden obtener libros de contabilidad. Sin embargo, algunos de ellos suministran espacio para más registros de los que es necesario llevar, y, por eso, muchas personas han descubierto que les resulta mejor hacer sus propias hojas de contabilidad.

Una forma sencilla de la hoja de contabilidad muestra la clase de gasto en la parte superior de la hoja, con tres columnas para anotar información en cuanto a la fecha, detalles y cantidad que se haya gastado.

Siempre que uno paga dinero, lleva un registro de ello en la hoja apropiada. Al fin del período se saca el total de cada hoja y así se determina el gasto bajo cada categoría.

Ventajas y desventajas

Cada uno de los cuatro sistemas tiene ciertas ventajas y desventajas. Por ejemplo, aunque el sistema de sobres es sencillo, para que realmente tenga éxito uno tiene que ser honrado consigo mismo. Puede que saque 5 dólares de un sobre para gastar bajo cierta categoría. Quizás realmente haya gastado solo 3,50 dólares. Para obtener resúmenes significativos de los gastos, entonces el 1,50 dólar que quedó, o tiene que devolverse al sobre o, si se gastó en otra cosa, debe hacerse una anotación del traspaso de un sobre al otro.

También, pudiera ser que uno sacara dinero de dos sobres y le quedara cambio de ambas categorías de gastos. Uno pudiera quizás mezclar el cambio y después no saber cuánto pertenece a cada categoría. En este caso descubrirá que el guardar sus cuentas le ayudará a averiguar la cantidad que se ha gastado bajo cada categoría.

En cuanto al sistema de “espigones,” uno no siempre obtiene recibos por los pagos. Quizás al tiempo de pagar no tenga papel ni lápiz disponibles para hacer una anotación, y quizás olvide el gasto. En esos casos uno podría llevar una libreta de bolsillo para poder registrar tal información.

El sistema de cuentas de cheques es bueno, pero quizás los bancos cobren por las transacciones. Esto podría llegar a ser costoso si hubiera que hacer muchos cheques cada mes.

El llevar un registro detallado tendrá éxito solo si uno es alerta en cuanto a llevar registros. El trabajo envuelto realmente no es difícil, pero para tener éxito es necesario desarrollar el buen hábito de registrar prontamente los gastos. Si uno deja pasar unos días antes de anotar la información, quizás trate de recordar lo que sucedió y descubra que está adivinando.

Como se ve, estos sistemas tienen su pro y su contra. Seleccione el que más le convenga a su temperamento y circunstancias. Desarrolle buenos hábitos de llevar registros.

Repaso de los gastos mensuales

Habiendo obtenido sus gastos del mes bajo los encabezamientos principales, el paso siguiente es resumir estos gastos al fin del mes. El propósito de hacer esta suma mensual es ver en qué dirección tienden a ir sus gastos. Por esto usted podrá hacer cualesquier ajustes si observa que se están introduciendo furtivamente algunas tendencias indeseables. Esto le ayudará a planear el gasto de sus ingresos y así obtener el uso óptimo de su dinero.

De modo que usted no anota sus gastos solo por llevar registros. El registrar los gastos en sí no significa nada. Para que sean de verdadero valor, los resultados se tienen que usar para comparar con los gastos que se hayan hecho en otros períodos. Entonces usted puede determinar las tendencias y hacer ajustes según lo justifiquen las circunstancias. O pudiera usar los resultados con relación a un presupuesto o plan, comparando una cosa con la otra. Si corrige los asuntos en toda ocasión en que comiencen a manifestarse tendencias indeseables, ello le ayudará a vivir más en armonía con las metas de su vida.