시간—당신은 그것의 상전인가, 아니면 종인가?
“왜 지각을 했나?” 앨버트가 교실에 들어서자 교사가 물었다. 앨버트는 숨을 헐떡이면서 이렇게 대답했다. “자전거를 끌고 학교까지 내내 뛰어오느라고요.”
“아니, 왜 타고 오지 않고?” 하고 의아한 듯 교사가 물었다. 앨버트는 이렇게 설명하는 것이었다. “하도 늦어서 멈추고 자전거를 탈 시간조차 없었기 때문이예요.”
좀 과장기 어린 이 우스갯소리는 우리 대부분이 매일 직면하는 상황을 잘 예시해 준다. 해야 할 숱한 업무와 마감 일정 등에 쫓겨 우리는 마치 한 가지 일에서 다음 일로 마구 달음박질 치는 듯이 여겨질지도 모른다. 그러나, 앨버트처럼, 우리는 잠시 멈춰서 효율성의 여부를 재고해 볼 시간조차 없다고 결론 지음으로써 때때로 더욱 부진해지고 만다.
그럼에도 불구하고, 우리가 잠시 멈춰 서서 시간을 관리하는 기술을 연마했더라면, 시간을 절약하고 결국 더 많은 것을 달성하며 압박감도 덜 수 있었을 것이다. 그랬더라면, 시간을 가혹한 상전이 아니라 유용한 종으로 여겼을 것이다.
어떻게 시간을 더욱 효율적으로 관리할 수 있는가? 다음은 얼마의 제안들이다. 독자가 읽어 보고서 자신의 필요에 부합되는 제안들을 선택하여 환경에 적용하면 좋을 것이다.
하루의 일과를 계획하라
이제 막 하루 일과가 시작되었다고 상상해 보자. 당신 앞에는 한도 끝도 없어 보이는 업무가 버티고 있다. 이 모든 일들을 생각만 해도 하루가 두렵기조차 할지 모른다. 어디서부터 손을 대야 하나? 하루 일과를 계획하는 일부터 시작해 보라.
많은 사람들은 일과 목록표라는 것을 작성하는 일부터 시작한다. 큰 조직체에서 많은 책임을 맡은 한 사람은 어떻게 자신이 일정표에 고착하는지를 지적하면서 이렇게 말한다. “나는 해야 할 일거리의 목록표를 일일이 써내려가지요. 새 일거리가 생기거나 생각나면 그 목록에 추가합니다. 그리고, 일이 끝난 항목은 지워 나가지요.”
그처럼 작성된 계획표가 우리의 일상 활동들을 조직하는 데 도움이 될 것인가? 이렇게 답변하는 사람이 있을지 모른다. ‘그것이 시작하는 데는 도움이 될 수 있었지만, 단 한번도 목록표의 모든 것들을 끝내 본 적이 없단 말이요!’ 그렇게 답변하는 사람의 말이 옳을 수도 있다. 그러므로 도움이 되게 하려면 ···
우선 순위를 정하라
독자는 그 중요성에 따라 목록상의 각 항목에 순번을 매김으로써 우선 순위를 정할 수 있다. 그 다음, 가능한 한 그 순서에 따라 활동 업무를 각각 처리해 간다. 물론, 각자 환경과 기호에 따라 예외적으로 처리하고 우선 순위상의 순서를 엄격히 따르지 못할 때도 있을 것이다. 그러므로, 융통성을 보여야 한다. 매일 어떤 일을 그저 되는대로가 아니라 의도적으로 달성할 수 있도록 잘 통제하는 것이 바로 우선 순위를 정하는 목적인 것이다.
이 일에서 저 일로 허겁지겁 쫓겨 다니거나 목록상의 모든 것을 해야 한다고 걱정부터 하는 일이 없도록 하라. 시간 관리 상담가인 앨런 레이킨은 이렇게 강조한다. “일과 목록표의 맨 끝까지 마치는 사람은 거의 없다. 중요한 것은 그 목록을 다 끝내는 것이 아니라 우리의 시간을 최대 한도로 활용하는 일이다.”
우리의 시간 대부분을 참으로 중요한 일에 바친다면 그 일을 성취할 수 있을 것이다. 채 끝내지 못한 항목들은 다른 사람들에게 위임하거나 내일의 목록으로 넘길 수 있는지 살펴보라. 하위 순위 항목들을 냉정히 살펴보면 간혹 그것들은 전혀 할 필요도 없는 것인 경우가 있다. 반면, 오늘은 하위에 있는 목록이 내일은 상위권에 오를 수도 있다.
그러면, 무슨 일을 상위 목록에 올려야 하는지 결정하는 일에 어떻게 착수할 것인가? 해야 할 일들의 긴 목록을 쳐다보고 있노라면 그 많은 일들이 다 똑같이 중요한 것처럼 보인다. 그러므로 우선 순위를 효율적으로 정하려면, 반드시 ···
“긴급성”과 “중요성”을 구별해야 한다
성서 시대의 한 현명한 왕은 사람이 “수고하는 모든 일에 만족을 느”껴야 한다고 말했다. (전도 3:13, 현대인의 성경) 어떤 일은 다른 일보다 더 나은 결과를 산출한다. 따라서, 할 일의 목록을 훑어보면서 각 항목이 산출할 결과를 생각해 보라. 그 일을 끝내면 중요한 이득이 있을 것인가? 수고한 일에 “만족을 느”낄 것인가? 만일 그렇지 않다면, 그것은 상위 순위의 일이 아닐지도 모른다.
처음에 얼른 보면 목록상의 모든 일이 다 긴급한 일인 양 여겨지는 것은 사실이다. 그러나, 긴급한 사항들은 많은 시간을 들일 만한 가치가 있을 정도로 중요한 일인가? 뉴올리언스 대학교의 시간 경영학 교수인 마이클 르뵈프는 이러한 소견을 밝힌다. “중요한 일들은 대개 긴급한 일들이 아니며, 긴급한 일들은 대개 중요한 일들이 아니다. 약속 시간에 늦었을 때, 펑크난 타이어를 갈아 끼우는 일이 자동차 보험료를 지불하는 것을 잊지 않는 일보다 더 긴급한 일이기는 하지만 그 중요성[타이어]은 대부분의 경우에 비교적 작은 편이다.”
그 다음, 그는 이렇게 한탄한다. “불행히도, 우리 대부분은 긴급이라는 폭정 밑에서 열화같은 시련과 악전 고투를 하느라 인생을 허비한다. 그 결과, 우리는 인생에서 그리 긴급하지 않지만 더 중요한 것들을 등한시하게 된다. 이것이야말로 능률을 크게 망치는 장본인인 것이다.”
그러므로, 우선 순위를 정할 때 어느 일이 참으로 중요한지 자문해 보라. 그 다음, 시간의 대부분을 그 일에 투입하라. 긴급한 것이라고 생각되던 어떤 일은 즉각 신경을 쓰지 않아도 될 일일지 모른다. 그 일은 과연 많은 시간을 들여 가며 할 만한 일인가? 그 일을 재빨리 처리하고 더 큰 성취감을 가져올, 다음 일로 넘어갈 수 있는가? 더욱 좋은 일로는, 그 일을 다른 사람에게 맡길 수는 없는 것인가?
중요한 결과를 산출할 일을 하는 것이, 아무 일이나 손에 잡히는 일이라고 해서 그저 바쁘게 부산을 떠는 것보다 더 보람있는 일이라는 데는 독자도 틀림없이 동의할 것이다. 진정한 성취감을 가져다 줄 일에 가능한 한 많은 노력을 바치도록 할 것이다.
80/20 법칙
이제까지 거론한 원칙들을 적용해 본다면, 우리의 일상 활동 중 몇 퍼센트가 최고 우선 순위의 범주에 들 것으로 생각되는가? 물론, 그것은 우리의 특정한 책임에 달려 있다. 그러나, 많은 시간 관리 전문가들은 많은 경우에 최상위 항목들을 약 20퍼센트까지 줄일 수 있다고 여긴다. 그들은 한 지침으로서 80/20 법칙을 제시한다.
이 법칙은 19세기 이탈리아 경제학자인 빌프레도 파레토에 의해 정립되었다. 그것은 단지 약 20퍼센트의 원인으로 약 80퍼센트의 결과를 산출할 수 있다는 것이다. 유의해서 살핀다면, 일상 생활에서 파레토의 법칙을 적용할 만한 상황이 많다는 것을 발견할 수 있을 것이다. 그러면, 어떻게 80/20 법칙이 독자의 시간 활용에도 적용될 수 있는가?
일과 목록표의 항목들을 분석해 보라. 아마 나열된 10개 항목 중 두 가지만 달성한다 해도 80퍼센트의 효과를 낼 수 있을 것이다. 만일 그렇다면, 그 두 항목이 당신의 목록에서 가장 중요한 항목인 셈이다. 또한, 일에 착수하기 전에 계획표를 잘 분석해 보라. 그 중 얼마나 많은 사항이 당신의 목표에 진정 중요한가? 어떤 부분의 일이 가장 의미 깊은 결과를 산출할 것인가? 업무들 중 바로 그 부분에 우선권이 주어져야 한다.
시간 관리 상담가인 드루 스콧은 파레토의 법칙을 논의한 후 그 법칙이 독자에게 실효성이 있게 하는 방법을 이렇게 설명한다. “목표를 달성하는 데 필요한 주요 요소가 되는 일들을 식별해 내라. 그런 일들을 먼저 하라. 그러면 최소의 시간을 들여 최대의 결과를 거둘 것이다.”
그 유익들을 즐기라
이쯤에서, 시간의 상전이 된다는 것은 1분도 낭비하지 않고자 눈코 뜰 새 없이 일에 몰두하는 식의 문제가 아님을 더 잘 이해하게 되었을 것이다. 오히려, 효율적인 시간 관리란 바로 그 시간에 할 적합한 업무를 선별하는 것을 뜻한다. 그것은 어떤 일이 최상의 결과를 가져올 것인지를 분별하여 가능한 때라면 언제라도 그 일에 시간을 바치는 것을 뜻한다.
시간을 개인적으로 조직하는 데 일정한 고정 규칙이 있는 것은 아니다. 본 기사의 제안들로부터 유익을 얻으려면, 융통성을 발휘해야 한다. 한번 실험해 보고, 잘 적용해 보라. 자신에게 최상의 방법이 무엇인지 알아보라. 오른쪽 네모 안에 나오는 제안들을 읽고, 어느 것이 당신으로 하여금 가혹한 상전을 유용한 종으로 바꾸는 데 도움이 될 것인지 살펴보라.
시간을 더 잘 통제할 줄 안다면, 하루 일을 마칠 무렵에 참으로 성취감을 누리게 될 것이다! 설혹 내일 더 많은 일이 기다리고 있을지라도, 가장 중요한 일들에 노력을 힘껏 기울였다는 것을 아는 만족감을 얻게 될 것이다. 수고한 일에 “만족을 느끼”게 될 것이다.
게다가 결국 실제로 중요한 것들에 바칠 충분한 시간이 있음을 느끼게 될 것이다. 그렇게 되면, 허둥거리는 환경의 피해자가 되지 않고 자신의 시간의 상전이 될 것이다. 그것은 일의 능률을 높혀 줄 뿐만 아니라 또한 즐거움도 증가시켜 줄 것이다.
[27면 네모]
시간을 절약하는 방법
1. 인생에서 뚜렷한 가치관과 목표를 가지라. 그것이 매일의 우선 순위를 정하는 관건이 된다.
2. 집중력을 요하는 업무는 가장 정신이 기민한 시간에 처리하라.
3. 당사자와 접촉하기가 가장 수월한 시간에 전화를 하도록 하라.
4. 가능한 경우에는 언제나, 일을 다른 사람에게 맡기라. 그러면 당신은 더 많은 일을 달성할 수 있는 시간을 갖게 되며, 다른 사람에게는 경험을 얻을 기회를 갖게 한다.
5. 서류상의 일을 처리할 경우에는, 즉시 처리하도록 하고, 그 서류를 임시 ‘보류철’에 끼워 두지 않도록 하라.
6. 다른 사람들과의 회합시에는 의제에 고착하라. 시작하는 시간과 끝나는 시간을 확정해 두라.
7. 활동 영역 안에 필요한 도구가 있도록 조직하라.
8. 사교상의 모든 초대를 다 받아들여야 할 의무가 있다고 생각하지 말라. 재치있게 사양하는 법을 배우라.
9. 물건 사기와 포장 목록을 매번 새로 되풀이해서 작성하기보다는 가능한 한 그 목록을 표준화하도록 하라.
10. 효율적으로 일을 할 수 있도록 충분한 휴식을 취하고 긴장을 풀도록 하라.
11. 마감 시간을 정하라.
12. 미루는 버릇을 갖지 말라.
13. 감당하기 어려울 정도의 큰 일은 세분화하라.
14. 완벽주의자가 되지 말라. 참으로 중요한 것에 집중하라.
15. 기다리는 시간을 잘 활용하라. 편지를 쓰거나 독서를 하거나 다른 필수적인 일을 하도록 하라.
16. 원치 않는 일에 시간을 사용해야 할 경우도 생길 수 있음을 알아야 한다. 그것에 초조해 하면서 시간을 낭비하는 일이 없도록 하라. 그보다는, 그 일을 마치려고 노력할 것이다.
[25면 삽화]
많은 사람은 해야 할 일들의 우선 순위 목록을 작성하는 것이 도움이 된다는 점을 알게 되었다
[26면 삽화]
개인 생활을 조직하고 우선 순위를 설정하면 상황이 완전히 달라질 수 있다