Drømmen om det papirløse kontor

Da den første versjonen av denne artikkelen hadde fått sin endelige utforming, ble den skrevet ut på elleve papirark.a Under det videre redigeringsarbeidet ble artikkelen skrevet ut på nytt noe slikt som 20 ganger. Til slutt ble den sendt til omkring 80 oversetterteam rundt om i verden, og hver av disse tok omkring seks utskrifter i løpet av oversettelsesprosessen. Alt i alt la artikkelen altså beslag på over 5000 papirark før den overhodet kom så langt som til trykkpressene!

DETTE forholdet står i skarp motsetning til den spådommen enkelte kom med ved begynnelsen av dataalderen, nemlig at «det papirløse kontor» snart ville være en realitet. Framtidsforskeren Alvin Toffler gikk så langt som til å si at ’det å skrive ut noe som helst på papir var en primitiv bruk av elektroniske tekstbehandlingsmaskiner og krenket selve formålet med dem’. (The Third Wave) Da IBM lanserte sin første personlige datamaskin i 1981, valgte konsernet interessant nok å la være å utstyre den med en skriver. Man regnet etter sigende med at brukerne ville være fornøyd med å lese all informasjon på dataskjermen. Uansett var det enkelte som så for seg «et papirløst paradis», der papiret snart ville høre hjemme på museer og i støvete arkiver.

Forventninger kontra virkelighetens verden

Men i virkeligheten har det vist seg at nettopp det utstyret som skulle bane veien for det papirløse kontor, har begravd oss i stadig større hauger av papir. Ja, noen anslår at det totale papirforbruket har økt i de senere årene. Scott McCready, som arbeider som analytiker i International Data Corporation, sier: «Det vi har utrettet ved å automatisere kontorene, er å øke vår evne til å produsere papirer med en vekstrate på over 25 prosent i året.» Personlige datamaskiner, skrivere, telefakser, e-post, kopimaskiner og Internett har i drastisk grad økt omfanget av den informasjonen mange kommer i befatning med — og skriver ut — hver dag. Ifølge firmaet CAP Ventures, Inc. fantes det i 1998 verden over 218 millioner skrivere, 69 millioner telefakser, 22 millioner flerfunksjonsmaskiner (skriver, skanner og kopimaskin i ett), 16 millioner skannere og 12 millioner kopimaskiner.

I boken Powershift, som ble utgitt i 1990, anslo Toffler at USA i løpet av ett år produserte 1,3 billioner dokumenter — nok til å tapetsere Grand Canyon 107 ganger. Alt tyder på at tallene stadig blir større. Ifølge én kilde hadde USA i 1995 kommet opp i en produksjon på nesten 600 millioner dokumenter om dagen — nok til å fylle en 27 mil lang kartotekskuff. Nå som vi står på terskelen til et nytt årtusen, er det lite som tyder på at trenden er i ferd med å snu. Mesteparten av informasjonen blir fremdeles formidlet på papir.

Hvorfor papiret fortsatt er i bruk

Hva gikk galt med spådommene om at elektronikken ville erstatte papiret? Et internasjonalt firma i papirbransjen drister seg til å komme med denne gjetningen: «Folk vil ikke bare ha informasjon for hånden. De vil ha det i hånden. De vil ha noe de kan ta på, brette og lage eselører i, noe de kan fakse, kopiere og slå opp i, noe de kan rable i margen på eller stolt henge opp på kjøleskapsdøren. Og framfor alt vil de skrive ting ut — raskt, uten feil og i skarpe farger.»

Det må innrømmes at papiret har klare fordeler. Det er enkelt å ta med seg, billig, holdbart, lett å arkivere og resirkulerbart. Det er også svært lett å orientere seg i — du kan se hvilken side du er på, og hvor mange sider du har igjen. «Folk er glad i papir. De liker å kjenne det mellom fingrene,» sier Dan Cox, en representant for et firma som selger kontorrekvisita. «Vi har sett hvordan folk har prøvd å innføre det papirløse kontor,» sier Jerry Mallory, som er arkivanalytiker ved staten Arizonas kontor for biblioteker og arkiver. «Men de mange tusen datamaskinene vi er omgitt av, har én ting felles: De er alle tilkoblet minst én skriver.»

I tillegg er gamle vaner vonde å vende. Da folk i dagens forretningsliv vokste opp, lærte de hvordan de skulle lese trykte sider. Et dokument eller et e-postbrev kan skrives ut med bare ett tastetrykk på musen og deretter leses når det passer innehaveren, uansett hvor han eller hun måtte befinne seg på det tidspunktet. Man kan ta med seg utskrifter til mange steder der de fleste datamaskiner er ubekvemme å bruke — for eksempel en seng, et badekar eller en strand.

Et annet moment er at datamaskiner har gjort det lett for folk flest å lage den typen dokumenter som for ikke lenge siden bare profesjonelle trykkere kunne framstille. Alt fra fargekopier, artikkelutkast og møtereferater til illustrerte tekster, plansjer, diagrammer, visittkort og postkort kan framstilles med minimal innsats. Slike muligheter innbyr til eksperimentering. Etter at en datamaskinbruker har skrevet ut et dokument, kan han bli fristet til å forandre på skrifttypen og utformingen og skrive ut dokumentet på nytt. Deretter følger kanskje flere forandringer og — du gjettet riktig — flere utskrifter.

Internett har også bidratt til denne situasjonen ved å gi folk tilgang til praktisk talt ubegrensede mengder informasjon.b Dette fører uvegerlig til større papirforbruk, ettersom Internett-brukere ofte skriver ut det stoffet de finner.

Noe som heller ikke må overses, er at dagens strøm av dataprogrammer og datautstyr skaper et behov for flere og flere bruksanvisninger. På grunn av den omfattende bruken av datamaskiner flommer det nå over av manualer og datatidsskrifter.

Det må også innrømmes at det å lese tekst på en dataskjerm — særlig hvis det er en skjerm av eldre type — kan ha sine ulemper. Noen brukere klager fremdeles over at de blir slitne i øynene. Man regner med at oppløsningen på eldre dataskjermer måtte ha vært ti ganger bedre hvis de virkelig skulle ha vært gode å se på.

I noens øyne kan et stykke papir dessuten fortone seg atskillig mer viktig og betydningsfullt — gi inntrykk av å ha større aktualitet og påvirkningskraft — enn noe man ser på en skjerm. Et trykt dokument gir en persons arbeid og innsats materiell form, slik at det blir noe man kan ta og føle på. Når man overrekker et trykt dokument til sin overordnede eller til en kunde, får det kanskje også mer oppmerksomhet og framkaller større reaksjon enn et elektronisk budskap.

Til slutt må det nevnes at mange er redde for å miste data. Og slik frykt er ofte berettiget. Trass i alle de avanserte systemene for sikkerhetskopier som nå er tilgjengelige, kan dyrebar tekst som representerer flere timers arbeid, fremdeles være prisgitt en spenningsforstyrrelse, et sammenbrudd i lagerenheten eller et uoverveid tastetrykk. De fleste anser derfor papir for å være sikrere. Interessant nok sier enkelte fagfolk at elektroniske arkiver bare vil være lesbare i en brøkdel av den levetiden på mellom 200 og 300 år som man regner med at syrefritt papir har. Elektronisk informasjon nedbrytes riktignok svært sakte. Men teknologien utvikler seg raskt. Og etter hvert som man kasserer maskiner og programmer som er i ferd med å bli foreldet, kan det bli stadig vanskeligere å lese gamle datalagre.

Det gjenstår å se om drømmen om det papirløse kontor lar seg oppfylle eller ikke. I mellomtiden er det tydelig at — for å låne et uttrykk fra Mark Twain — ryktet om papirets død kan ha vært betydelig overdrevet.

Kommer alle trærne til å forsvinne?

Hvor mange papirark kan man lage av et enkelt tre? Det er riktignok en rekke variabler inne i bildet — for eksempel treets størrelse og papirets type og vekt — men man regner med at ett tre av salgsstørrelse kan bli til 12 000 ark standard skrive- eller trykkpapir. Likevel har vår tids store papirforbruk fått noen til å se for seg øde områder ribbet for skog. Er vi på vei mot en økologisk krise?

Papirprodusentene sier at det ikke er noen grunn til å få panikk. De er raske til å påpeke at en stor mengde papir — opptil 50 prosent i noen land — blir laget av flis, et biprodukt fra trelastindustrien som ellers ville ha havnet på søppelfyllinger. Og ikke nok med det, men når flis brytes ned, avgir det metan, en drivhusgass som er forbundet med global oppvarming. Det er derfor nyttig å lage papir av denne flisen. Miljø- og forbrukerorganisasjoner svarer imidlertid med å anklage papirindustrien for å skape forurensning og vanskjøtte skogene. De hevder at det brenselet som brukes i papirproduksjonen, frambringer drivhusgasser. De påpeker også at det frambringes ytterligere drivhusgasser når papiravfall brytes ned i søppelfyllinger.

I en undersøkelse i regi av Verdens forretningsråd for bærekraftig utvikling trakk man ikke desto mindre den konklusjon at det er mulig å produsere den nødvendige mengde papir uten å utarme jordens ressurser. Grunnen til dette er blant annet at trær er fornybare, og at papir er resirkulerbart. Undersøkelsen understreket likevel at «det er nødvendig å foreta forandringer i de industrielle framgangsmåtene på hvert trinn i papirets kretsløp — skogforvaltning, tremasse- og papirproduksjon, papirforbruk, resirkulering, energigjenvinning og deponering av avfall». I et forsøk på å produsere tremasse på en miljøvennlig og økonomisk forsvarlig måte har papirindustrien dessuten kastet sine øyne på slike alternativer som hvetestrå, hurtigvoksende trær, mais og hamp. Det gjenstår å se i hvilken grad slike tiltak blir satt i verk — og viser seg å være effektive.

[Fotnoter]

[Ramme på side 27]

Hvordan du kan redusere mengden av papiravfall på kontoret

✔ Skriv ut så lite som mulig. Les igjennom og rediger dokumenter på skjermen. Reduser tallet på utskrifter og foreløpige papirversjoner til et minimum.

✔ Når du skriver ut store dokumenter, bruk da mindre skriftstørrelser som likevel er lesbare.

✔ Hvis skriveren lager en egen prøve- eller overskriftsside hver gang den blir slått på eller skriver ut et dokument, eliminer da denne funksjonen.

✔ Resirkuler avfallspapir.

✔ Før du resirkulerer papir som har skrift bare på den ene siden, bør du legge det til side til senere bruk, enten til utskrifter av foreløpig tekst eller til kladdepapir.

✔ Ta dobbeltsidige utskrifter eller kopier så sant det lar seg gjøre.

✔ Når et dokument må leses av flere på samme arbeidssted, prøv da å sende det fra person til person i stedet for å ta en kopi til hver enkelt.

✔ Send faksmeldinger direkte fra datamaskinen. Når du må fakse noe ved å bruke en utskrift, spar da papir ved ikke å bruke en faksforside.

✔ Unngå å ta unødvendige utskrifter av e-postbrev.

[Bilde på side 24]

Noen hevder at nettopp det utstyret som var ment å skulle frambringe det papirløse kontor, har begravd oss i enda større hauger av papir

[Bilde på side 26]

Noen ganger er trykte ark lettere å bruke enn en dataskjerm