ВРЕМЕ — Јеси ли његов господар или роб?
„ЗАШТО си закаснио“, упитао је учитељ Алберта који је улазио у учионицу. „Зато што сам целим путем до школе гурао свој бицикл“, одговорио је Алберт скоро без даха.
„Па, зашто ниси возио бицикл?“ радознало је упитао учитељ. „Зато што је“, објаснио је Алберт, „било толико касно да нисам имао време да да станем и попнем се на бицикл“.
Ова преувеличана комична причица показује ситуацију у којој се многи свакодневно налазе. У журби због многих обавеза и рокова, можда се осећамо као на тркачкој стази од једне ствари до друге. Но, понекад, попут Алберта, успоримо да би закључили како немамо времена да се зауставимо и реорганизујемо како би били делотворнији.
Било како било, можемо уштедети време, у једном дужем раздобљу постићи више, смањити напетост, уколико застанемо да бисмо изоштрили своју вештину управљања временом. Тада нам време више неће изгледати попут окрутног господара, него нам оно може постати користан слуга.
Како можеш делотворније управљати својим временом? Ево неколико предлога. Док читаш, одабери оне предлоге који одговарају твојим потребама и прилагоди их својим околностима.
Направи дневни план
Замисли да је твој дан управо почео. Пред тобом је наизглед бескрајан низ обавеза. Помисао на све те дужности може у теби изазвати страх. Где ћеш почети? Испланирај дан.
Многи почну дан тако што напишу све обавезе. Једна особа с много одговорности у једној великој организацији говори како испуњава свој распоред. Он каже: „Имам попис ствари које треба да урадим. Кад се појаве или ми падну на памет нове обавезе, придодам их попису. Тада сваку ствар коју обавим прецртам“.
Можда би сличан писмени план помогао и теби да организујеш своје дневне активности? Можда кажеш: „То би ми помогло да започнем, али никад не бих обавио све са списка!“ Ту си вероватно у праву. Зато је корисно. . .
Поставити приоритете
Приоритете можеш поставити тако да на свом списку ствари поређаш према важности. Тада, колико је то могуће, решавај ствари тим редоследом. Наравно да ћеш некад морати учинити
изузетак и нећеш моћи да решаваш ствари по строгом редоследу приоритета, већ према томе какве су ти околности и склоности. Буди флексибилан. Твој циљ је да задржиш контролу над стварима, тако да оно што обавиш сваки дан буде обављено с намером, а не случајно.
Не жури с посла на посао и немој непрестано бринути о томе хоћеш ли обавити све са списка. Саветник за распоред времена Алан Лејкин наглашава: „Ретко се дође до дна списка ствари које треба обавити. Није ствар у томе да се реши све са списка, него како ћеш најбоље искористити своје време“.
То ћеш постићи онда ако већину свог времена усмериш на оно што је заиста важно. Што се тиче необављених појединости, види да ли их можеш поверити неком другом ш их пренети на сутрашњи списак. Један строжији поглед на мање приоритетне појединости понекад открива да њих уопште и не треба обављати. С друге стране, нека појединост са дна данашњег списка можда ће сутра имати већи приоритет.
Али, како ћеш одредити које су делатносш на твом списку од највећег приоритета? Коначно, кад погледаш свој списак обавеза можда ти многе ствари изгледају једнако важне. Дакле, да би делотворно распоредио приоритете ти мораш. . .
Разликовати шта је „хитно” а шта „важно”
Један мудри краљ из библијских времена рекао је да би човек требао ’уживати добра од свакога труда својега’ (Проповедник 3:13). Неки задаци доносе боље резултате од других. Кад, дакле, гледаш списак обавеза, размисли о томе какве ће резултате свака од тих обавеза донети. Хоће ли знатна корист бити од тога ако се тај посао доврши? Хоћеш ли „уживати добра“ од свог труда? Ако нећеш, то можда није задатак највећег приоритета.
Истина је да на први поглед све с твог списка можда изгледа хитно. Но, јесу ли хитне ствари увек и важне и заслужују ли да се у њих уложи главнина времена? Мајкл Лебеф, професор за планирање времена на универзитету Њу Орлеанс, примећује: „Важне ствари су ретко кад хитне, а хитне ствари су ретко кад важне. Хитност да се поправи пробушена гума док касните на састанак много је већа од тога да се сетите да уплатите осигурање за свој аутомобил, али важност (гуме) је у већини случајева релативно мала“.
Дакле, кад постављаш приоритете упитај се које су активности заиста важне. Затим покушај да утрошиш већину свог времена на њих. Можда некој хитној ствари не треба одмах придати пажњу. Оправдава ли она улагање много времена? Можеш ли је решити брзо, а затим прећи на другу активност којом ће се више постићи? Још боље, можеш ли је поверити неком другом?
Несумњиво ћеш се сложити да се више исплати радити иа нечему што доноси важне резултате, него једноставно бити запослен нечим што је при руци, Покушај што више својих напора да усмериш на активности којима се стварно нешто постиже.
Правило 80/20
Ако примениш начела о којима смо до сад говорили, који ћеш проценат својих дневних активности сврстати међу најприоритетније? Наравно, то ће зависити од специфичности твојих одговорности. Али, неки стручњаци из области планирања времена сматрају да у многим случајевима можеш свој попис приоритета највеће важности сузити на 20 посто. Они, као водич, наводе правило 80/20.
Ово је начело формулисао талијански економиста 19. века Вилфредо Парето. Каже се да само око 20 посто узрока произведе око 80 посто резултата. Ако обратиш пажњу запазићеш да у свакодневном животу постоје бројне ситуације у којима се може применити ово Паретово начело. Но, како ово правило 80/20 можеш ти да примениш у свом коришћењу времена?
Анализирај појединости са свог списка ствари које мораш обавити. Можда ћеш постићи 80—постотну делотворност ако обавиш 20 посто, тј. две од десет наведених појединости. Ако је тако, то су две најважније појединости на твом списку. Исто тако, анализирај план пре него што се упустиш у његово испуњавање. Колико тога је заиста од важности за циљ који си поставио? Који део посла ће довести до најзначајнијих резултата? Тај део задатка представља приоритет.
Саветник за планирање времена Дру Скот објашњава како применити Паретово начело: „Уочи важне елементе који су неопходни да би постигао свој циљ. Прво то обави. За најмање могуће време имаћеш најбоље резултате“.
Уживај добра
Вероватно сада схваташ да бити господар свог времена не значи бити заокупиран тиме да никад не изгубиш ни минуту времена и не значи упадати из кризе у кризу. Делотворни распоред времена значи одабрати одговарајући задатак за тренутну ситуацију. То значи разлучити које активности доносе најбоље резултате и кад год је то могуће утрошити време на њих.
Не постоје чврста правила за то како ћеш ти лично организовати своје време. Да би имао користи из предлога изнетих у овом чланку, буди флексибилан. Експериментиши. Прилагоди. Установи шта код тебе најбоље делује. Прочитај мисли из оквира на страни 11 и види шта ће ти помоћи да немилосрдног господара претвориш у корисног слугу.
Какав ћеш само осећај испуњености имати на крају сваког дана ако успеш боље да овладаш својим временом! Иако вероватно и за сутра још остају многе дужности, бићеш задовољан јер знаш да си своје напоре усмерио према најважнијим стварима. ’Уживаћеш добра’ од свог труда.
Можда ћеш чак утврдити да у најмању руку има довољно времена за оно што је заиста важно. Тада нећеш бити жртва грозничавих околности, него ћеш бити господар свог времена. То ће не само повећати делотворност твог рада, него ће вероватно повећати и твоју радост.
[Оквир на 11. страни]
НАЧИНИ УШТЕДЕ ВРЕМЕНА
1. Имај јасан распоред вредности и циљева у животу. То је кључ за постављање дневних приоритета.
2. На задацима који захтевају концентрацију ради, онда кад си најодморнији.
3. Телефонирај онда кад је најсигурније да ћеш наћи особу.
4. Повери посао другима кад год је то могуће. То ће ти омогућити да учиниш више, а други ће стицати искуство.
5. Кад обављаш канцеларијски посао с папирима, покушај да сваки папир урадиш одмах, не одлажући га привремено у фијоку.
6. На састанку с другима држи се дневног реда, времена почетка и завршетка.
7. Организуј да на свом подручју рада имаш при руци потребна помоћна средства.
8. Не осећај обавезу да прихватиш сваки друштвени позив. Научи да тактично кажеш не.
9. Устали што је могуће више списак куповине и набавке, да не би увек поново правио нови.
10. Довољно се одмарај и опуштај како би могао делотворније радити.
11. Постави рокове.
12. Не одлажи.
13. Велике обавезе раздели на мање.
14. Не тражи савршенство. Усредсреди се на оно што је заиста важно.
15. Добро искористи време док чекаш. Пиши писмо, читај или обави нешто друго што је битно.
16. Знај да ће бити прилика кад ћеш морати да утрошиш време на активности које ниси планирао. Не губи време нервирајући се због тога, него приони да то обавиш.