Frågelådan

● Hur länge bör församlingens handlingar förvaras?

Handlingar som gäller räkenskaperna måste förvaras minst tio år enligt bestämmelserna i landets lag. Detta inbegriper handlingar som avser tidskrifts- och bokkonton. Handlingar som rör byggande av Rikets sal, större reparationer och annat som man kan ha nytta av efter tio år bör förvaras permanent.

Kopior på prenumerationskvitton, blanketter för rekvisition av litteratur, löpsedlar och tidskrifter, förordnanden av tillfälliga pionjärer och liknande handlingar kan förstöras efter ett år.

Registerkort för förkunnare skall förvaras så länge att man kan se åtminstone de senaste åtta årens tjänst för varje förkunnare. Äldre kort kan förstöras. Blanketter för månadsrapport behöver inte förvaras sedan siffrorna antecknats och förts på registerkorten för förkunnare. Rapporter beträffande församlingens tjänst på fältet varje månad och mötesnärvaro skall förvaras åtta år, eller längre om så önskas.

Brev från kretstillsyningsmannen med meddelande om hans besök i församlingen, kretssammankomster osv. kan kasseras sedan besöket eller sammankomsten ägt rum. Rapport för kretstillsyningsmannens besök i församlingen och därmed sammanhängande korrespondens skall förvaras minst åtta år.

Handlingar som gäller förordnanden av äldste, biträdande tjänare och reguljära pionjärer skall förvaras permanent.

Stencilerade eller tryckta brev från Sällskapet rörande specialnummer av tidskrifterna, resor till internationella sammankomster osv. kan kasseras sedan den särskilda verksamheten eller sammankomsten har ägt rum. Det är bra att permanent förvara brev med instruktioner som till exempel: Hur prenumerationer behandlas på rätt sätt (S-11), Instruktioner om församlingarnas räkenskaper (S-27), Ämnen för offentliga föredrag (S-99), Församlings distriktstilldelning (S-54) och brev med instruktioner angående pionjärtjänst samt dispositioner till aktuella offentliga möten, begravningstal och åminnelsetal.

Angelägenheter som behandlas av församlingens dömande kommitté: Konfidentiell korrespondens om allvarliga angelägenheter som behandlats av församlingens kommitté skall förvaras på säkert ställe och vara tillgänglig endast för de äldste. Den bör förvaras åtminstone fem år från det datum då ett ärende slutbehandlades, eller längre om de äldste anser det förståndigt i en del fall.

Vi inser att varje förekommande handling eller brev inte berörts här, men det ovannämnda kan tjäna som allmänna riktlinjer till hjälp för de äldste när det gäller förvaringen av församlingens handlingar.