Er det papirløse kontor blot en drøm?

Det endelige udkast til denne artikel blev skrevet ud på 11 almindelige papirsider.a Under redigeringen blev materialet printet ud cirka 20 gange. Til sidst blev det sendt ud til omkring 80 oversætterhold rundt om i verden, hvorefter hvert hold udskrev cirka seks manuskripter til oversættelsesbrug. Alt i alt blev der brugt over 5000 stykker papir inden artiklen var klar til trykning.

DISSE oplysninger gør helt klart de forudsigelser nogle kom med ved computeralderens begyndelse, til skamme, nemlig at „det papirløse kontor“ snart ville være en realitet. I sin bog The Third Wave går futuristen Alvin Toffler så langt som til at sige at ’det at lave udskrifter er en primitiv anvendelse af elektroniske tekstbehandlingsmaskiner og i strid med selve hensigten med dem’. Det er interessant at da IBM introducerede deres første personlige computer i 1981, valgte de ikke at lade en printer følge med. Ifølge nogle mente firmaet at brugerne ville være glade for kun at læse informationerne på skærmen. Under alle omstændigheder forestillede nogle sig „et papirløst paradis“ — og at papir snart ville være forvist til museer og støvede arkiver.

Drømmen om et papirløst samfund kontra virkeligheden

Rent faktisk har det udstyr der skulle indføre det papirløse kontor, begravet os i stadig større papirbunker. Nogle mener at det samlede papirforbrug er steget i de seneste år. Scott McCready, der er analytiker ved International Data Corporation, siger: „Ved at automatisere vore kontorer har vi øget vores evne til at producere trykte sider med over 25 procent om året.“ Computere, printere, fax-maskiner, e-mail, kopimaskiner og Internet har i alarmerende grad øget mængden af oplysninger — og udskrifter — som folk behandler hver dag. Ifølge CAP Ventures, Inc., var der i 1998 på verdensplan 218 millioner printere, 69 millioner fax-maskiner, 22 millioner multifunktionelle maskiner (printer, scanner og kopimaskine i én maskine), 16 millioner scannere og 12 millioner kopimaskiner.

I sin bog Powershift fra 1990 skønner Alvin Toffler at der hvert år benyttes 1,3 billioner papirark i USA, hvilket er nok til at kunne tapetsere Grand Canyon 107 gange! Ifølge rapporter er tallet stigende. Én kilde anslår at der i 1995 blev produceret hen ved 600 millioner papirark om dagen i USA — nok til at fylde en 270 kilometer lang arkivskuffe. Efterhånden som vi nærmer os år 2000, er der ikke noget der tyder på at udviklingen vender; de fleste informationer videregives stadig på papir.

Hvorfor man bliver ved med at bruge papir

Hvorfor er forudsigelserne om at elektronikken ville erstatte papiret, ikke gået i opfyldelse? International Paper Company drister sig til at komme med følgende gæt: „Folk vil ikke kun have lettilgængelige informationer på computeren. De vil have dem i hånden. De vil kunne røre ved papiret, folde det og lave æselører på det. De vil kunne faxe det, kopiere det og henvise til det. De vil kunne kradse noget ned i margenen eller stolt hænge det op på køleskabsdøren. Og frem for alt vil de kunne skrive det ud — hurtigt, fejlfrit og i stærke farver.“

Papir har afgjort nogle fordele. Det kan tages med, er billigt, holdbart, ligetil at arkivere og genanvendeligt. Det er også nemt at finde rundt i — man kan se hvilket sidenummer man er på, og hvor mange sider der er tilbage. „Folk elsker papir. De ønsker at have det i hånden,“ siger Dan Cox, der er repræsentant for et firma der sælger kontorartikler. „Vi har set hvordan folk har forsøgt at indføre det papirløse kontor,“ siger Jerry Mallory, der er analytiker ved Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records. „Men de tusinder af computere vi ser, har det tilfælles at de alle er forbundet til mindst én printer.“

Desuden er det vanskeligt at bryde gamle vaner. Forretningsfolk i dag er vokset op med at læse trykte sider. Et dokument eller en e-mail kan printes ud med ét klik på musen og læses når det passer brugeren bedst, uanset hvor han eller hun opholder sig. Trykt materiale kan tages med mange steder hvor det er besværligt at benytte en computer, som for eksempel i sengen, i badekarret eller på stranden.

Noget andet er at computere har gjort det nemt for folk at lave nogle udskrifter som for blot få år siden kun kunne frembringes ved hjælp af avancerede printere. Alt fra farvestrålende kopier, skitser og rapporter til illustrerede præsentationer, kort, diagrammer, visitkort og postkort kan fremstilles med en minimal indsats. Sådanne muligheder indbyder til eksperimenteren. Efter at en computerbruger har skrevet sit dokument ud, bliver han måske fristet til at ændre skrifttypen og opstillingen og lave en ny udskrift. Det bliver måske efterfulgt af flere ændringer og formodentlig flere udskrifter.

Internet har også bidraget til denne situation ved at give folk adgang til en stort set ubegrænset mængde data.b Det fører uundgåeligt til et enormt papirforbrug, eftersom internetbrugere ofte skriver mange kopier ud af det de har fundet.

Man må heller ikke overse at strømmen af computersoftware og -udstyr kræver flere brugermanualer. Den udbredte brug af computere har resulteret i en syndflod af sådanne manualer og computertidsskrifter.

Det skal også indrømmes at der er nogle ulemper ved at læse på computerskærme — især på de ældre af slagsen. Nogle brugere klager stadig over anstrengte øjne. Man skønner at grafikopløsningen på ældre computerskærme skal ganges med ti hvis man vil opnå den bedst mulige billedskarphed.

Derudover føler nogle at et stykke papir er mere tungtvejende og vigtigt — er langt mere presserende og gør et større indtryk — end noget man ser på en skærm. Et trykt papirark synes at give ens arbejde og indsats en mere konkret form fordi det er håndgribeligt. Et papir man personligt overrækker en tilsynsførende eller en kunde, får måske endda mere opmærksomhed og giver en bedre reaktion end et elektronisk budskab.

Endelig er der frygten for at miste sine data, en frygt der ofte er velbegrundet. Selv om der nu findes avancerede backupsystemer, kan værdifulde ord der repræsenterer mange timers arbejde, stadig gå tabt på grund af strømsvigt, en fejl på harddisken eller et forkert tryk på nogle taster. De fleste mener derfor at papir er mere sikkert. Interessant nok hævder nogle eksperter at elektronisk lagrede data kun vil kunne læses i en brøkdel af de 200 til 300 år som er den forventede levealder for syrefrit papir. Det er rigtigt at elektroniske informationer forringes meget langsomt, men teknologien udvikler sig hurtigt. Og efterhånden som forældet hardware og software bliver kasseret, bliver det stadig vanskeligere at læse elektroniske dokumenter af ældre dato.

Hvorvidt drømmen om et papirløst kontor nogen sinde bliver til virkelighed, må vi vente og se. For at låne en vending af Mark Twain står det imidlertid klart at rygterne om papirets død er stærkt overdrevne.

Vil vi udrydde alle træerne?

Hvor mange stykker papir kan der fremstilles af et enkelt træ? Mange faktorer spiller ind, for eksempel træets størrelse og art samt papirets sort og vægt. Men man skønner at der ud af et træ der egner sig til papirfremstilling, kan blive omkring 12.000 standardark til skrivebrug eller trykning. Ikke desto mindre skaber det enorme papirforbrug vi i øjeblikket har, stadig frygt for at det vil ende med golde, nøgne skove. Vil det sige at vi er på vej mod en økologisk krise?

Papirfabrikanter advarer mod at man bliver grebet af panik. De er hurtige til at påpege at en stor papirmængde — helt op til 50 procent i nogle lande — fremstilles af træspåner eller affaldstræ fra tømmerindustrien der ellers ville blive brugt som opfyldningsmateriale. Ikke nok med det, men træspåner afgiver metan når de opløses, hvilket er en drivhusgas der påvirker den globale opvarmning. Papirfabrikanter benytter derfor træspånerne til et godt formål. Miljøorganisationer og forbrugerråd anklager imidlertid papirindustrien for at forurene og misrøgte skovene. De begrunder det med at det brændstof der benyttes ved papirfremstilling, også afgiver drivhusgasser. De siger også at der bliver frigjort endnu flere drivhusgasser under nedbrydningen af papiraffaldet på lossepladserne.

Ifølge en undersøgelse foretaget af World Business Council for Sustainable Development er det muligt at fremstille den nødvendige papirmængde uden at opbruge jordens ressourcer. Det skyldes blandt andet at der kan plantes nye træer, og at papir kan genbruges. Undersøgelsen fremhæver dog at „industrien må foretage yderligere ændringer i samtlige produktionsled under papirfremstillingen, hvilket omfatter dyrkning af skove, fremstilling af papirmasse og papir, papirforbrug, genbrug, genanvendelse af energi og endelig bortskaffelse af papir“. I et forsøg på at fremstille en miljøvenlig og økonomisk bæredygtig papirmasse har papirindustrien også øje for alternativer som hvedestrå, hurtigtvoksende træer, majs og hamp. I hvilken udstrækning disse ting vil blive anvendt, og hvor effektive de er, må tiden vise.

[Fodnoter]

[Ramme på side 27]

Hvordan man mindsker papirspild på kontoret

● Lav så få udskrifter som muligt. Gennemlæs og foretag ændringer i dokumentet på skærmen. Begræns antallet af papirkopier.

● Ved større dokumenter kan man bruge en mindre skrifttype der stadig er læselig.

● Hvis printeren laver en prøveudskrift eller en skilleside hver gang den tændes eller udskriver et dokument, så slå denne funktion fra.

● Genbrug papiraffald.

● Papir der kun har tekst på den ene side, kan lægges til side og bruges senere til prøveudskrifter eller som kladdepapir.

● Lav udskrifter med tekst på begge sider når det er muligt.

● Når flere på kontoret skal læse et dokument, så forsøg at lade det cirkulere i stedet for at give hver enkelt en kopi.

● For at begrænse behovet for papirkopier kan man sende fax-meddelelser via computeren. Hvis det er nødvendigt at sende en fax-meddelelse på papir, så undlad at bruge en fax-forside.

● Undgå unødige udskrifter af e-mail.

[Illustration på side 24]

Nogle påstår at det udstyr som skulle indføre det papirløse kontor, har begravet os i stadig større papirbunker

[Illustration på side 26]

Indimellem er det nemmere at arbejde med et stykke papir end med et elektronisk dokument